Co to jest gemba i jak nim zarządzać?

W jednym z poprzednich artykułów wprowadziliśmy Cię w metodę zarządzania znaną pod nazwą gemba kaizen. Wyjaśniliśmy w nim, czym jest kaizen. W dzisiejszym tekście charakteryzujemy pierwszy człon tej koncepcji. Co kryje się pod tajemniczym pojęciem gemba i dlaczego powinno być ono ważne dla każdego przedsiębiorcy? O tym wszystkim przeczytasz w tym artykule.

Co to jest gemba i jak nim zarządzać?

Co to jest gemba?

W języku japońskim słowo gemba dosłownie oznacza „rzeczywiste miejsce”. Natomiast w przełożeniu na praktykę biznesową termin ten oznacza rzeczywiste miejsce pracy, a dokładnie miejsce, w którym rzeczywiście powstają dane produkty lub usługi oraz miejsce, w którym odbywają się czynności przynoszące firmie wartość dodaną. W szerszym kontekście gemba oznacza natomiast miejsce, w którym dokonują się rzeczywiste działania (w japońskich mediach bezpośrednie relacje z miejsca jakiegoś zdarzenia określa się mianem „relacji z gemba”. W tym artykule będziemy jednak posługiwać się pojęciem gemba w węższym znaczeniu.

Czym zatem jest gemba w praktyce? Chyba najbardziej oczywista odpowiedź na to pytanie brzmi: gemba jest halą produkcyjną. To oczywiście poprawne stwierdzenie, ale jak zauważa japoński autor Masaaki Imai, gemba nie ogranicza się wyłącznie do firm produkcyjnych, ale odnosi się również do biznesów z sektora usług. Przykładowo: w hotelu gemba znajduje się w pokojach i apartamentach, ale też w recepcji, w holu, na parkingu, w restauracji, w kuchni czy przy stanowisku boya hotelowego. W każdym z tych miejsc pracownicy dokonują bowiem czynności, które przynoszą wartość dodaną firmie oraz – co równie istotne – klientom.

Dlaczego gemba jest tak istotne?

Jak zauważa Imai, wielu przedsiębiorców (szczególnie w większych firmach) nie docenia roli gemba w zarządzaniu firmą, uznając, że osoby zarządzające biznesem powinny zajmować się „wyższymi” sprawami, takimi jak zarządzanie finansami czy opracowanie strategii biznesowych. Oczywiście to również jest bardzo ważne, ale bagatelizowanie gemba jest dużym błędem, ponieważ miejsca, w których powstają wartości dodane, mają ogromne znaczenie dla funkcjonowania firmy. Dlaczego zatem gemba jest tak ważne?

  • Gemba przynosi najwięcej dochodów. To sprzedaż oferowanych produktów lub usług jest podstawowym zadaniem w każdym biznesie. Dlatego jeśli chcesz zadbać o to, żeby wypuszczać na rynek produkty lub usługi wysokiej jakości, musisz dobrze zorganizować miejsce, w którym one powstają.
  • Dobra organizacja gemba pozwala zaobserwować problemy. Czasem zdarza się tak, że prezesi czy kierownicy zamykają się w swoich gabinetach, przez co nie dostrzegają problemów zachodzących w firmach. Tymczasem wizyta w rzeczywistych miejscach pracy często może otworzyć przedsiębiorcy oczy na problemy, których nie da się dostrzec z gabinetu szefa. Jeśli będziesz wiedział, jak funkcjonują gemba w Twojej firmie, będziesz mógł odpowiednio wcześnie zareagować na problem i podjąć odpowiednie działania, a także przeorganizować miejsca pracy w taki sposób, żeby w przyszłości nie dochodziło do kłopotliwych sytuacji.
  • Dobra organizacja gemba pozwala usprawnić biznes. Jak wspomnieliśmy w jednym z poprzednich artykułów, czasem drobna zmiana może znacząco usprawnić funkcjonowanie firmy. Jednak żeby w ogóle móc dostrzec te zmiany, trzeba dokładnie wiedzieć, jak funkcjonują miejsca, w których zachodzą kluczowe procesy w firmie.

Pięć złotych zasad zarządzania gemba

Masaaki Imai wymienia pięć złotych zasad zarządzania podstawowymi miejscami pracy w każdej firmie:

  1. Najpierw idź na miejsce.
  2. Obserwuj rzeczywiste przedmioty.
  3. Od razu podejmij tymczasowe środki zaradcze.
  4. Znajdź przyczyny problemu.
  5. Standaryzuj.

W dalszej części tekstu scharakteryzujemy każdą z tych zasad.

Najpierw idź na miejsce

Problemem niektórych przedsiębiorców czy kierowników jest wyrabianie sobie opinii o miejscach pracy na podstawie raportów czy informacji od innych osób, a nie na podstawie własnych obserwacji miejsc, w których powstają produkty lub usługi firmy. Natomiast wizyta w takich miejscach pozwala lepiej przyjrzeć się firmie i dostrzec rzeczy, których autorzy raportów czy opinii mogli nie zauważyć lub celowo je zataić. Poza tym według Imaiego częste i regularne odwiedzanie głównych miejsc pracy wzbudza szacunek wśród pracowników, którzy mają poczucie, że szef interesuje się ich pracą.

Gemba jest dla przedsiębiorcy nieocenionym źródłem informacji o trudnościach w firmie i potrzebach jej pracowników. Jest to szczególnie widoczne wtedy, gdy w firmie pojawią problemy. Japońska szkoła zarządzania gemba radzi, by w przypadku wystąpienia problemu szef lub kierownik od razu dotarł na miejsce, w którym pojawił się ten problem. W większości wypadków nie uda Ci się rozwiązać trudnej sytuacji, jeśli nie zobaczysz, na czym polega kłopot.

Obserwuj rzeczywiste przedmioty

Kiedy już udasz się do gemba, powinieneś obserwować gembutsu, czyli rzeczywiste, namacalne przedmioty w miejscu pracy czy też wszelkie widoczne elementy, które świadczą o tym, że coś działa dobrze lub źle. Mogą być to np. produkty firmy czy narzędzia używane do ich wytworzenia, ale też np. niezadowolony klient. Po co to wszystko? Po to, żebyś mógł dostrzec, w czym tkwi źródło problemu albo co warto zmienić w firmie. Jak wspomnieliśmy przed chwilą, na ogół nie zidentyfikujesz problemu, jeśli nie zobaczysz, na czym on polega. Dla przykładu: nie będziesz wiedział, że powinieneś kupić do firmy lepszą maszynę produkcyjną, jeśli nie zauważysz, że obecnie wykorzystywana maszyna pracuje zbyt wolno.

Gdy wystąpi problem – od razu podejmij tymczasowe środki zaradcze

Kiedy już dotrzesz na miejsce problemu, Twoim kolejnym krokiem powinno być podjęcie środków zaradczych, które pozwolą tymczasowo zwalczyć objawy problemu. Przykładowo: jeśli w firmie zepsuje się maszyna, takim tymczasowym środkiem zaradczym może być np. użycie maszyny rezerwowej. Dlaczego wspominamy o tym w kontekście zarządzania gemba? Ponieważ zastosowanie takich środków zaradczych również nie byłoby możliwe bez dokładnej obserwacji miejsca, w którym doszło do zdarzenia.

Znajdź przyczyny problemu

Dokładna obserwacja gembutsu, czyli widocznych elementów funkcjonowania firmy, pozwala także odnaleźć przyczynę problemu, co ułatwi jego trwałe wyeliminowanie. Jest to o tyle istotne, że jedno z fundamentalnych założeń koncepcji gemba kaizen jest takie, że problemy trzeba rozwiązywać od ręki, a jak dowodzi Imai, w ten sposób da się rozwiązać 90% kłopotów.

Skuteczną metodą rozwiązywania problemów może być metoda „5 razy dlaczego”, opisywana przez nas w artykule na temat prowadzenia skutecznych zebrań, czyli zadawanie pytania: „Dlaczego?” tak długo, aż poznasz przyczynę problemu. Imai podaje następujący przykład: szef widzi, że pracownik wyrzuca trociny na podłogę. Między nimi toczy się następujący dialog:

SZEF: Dlaczego wyrzuca pan trociny na podłogę?
PRACOWNIK: Ponieważ podłoga jest zbyt śliska i zagraża bezpieczeństwu.
SZEF: Dlaczego podłoga jest śliska i zagraża bezpieczeństwu?
PRACOWNIK: Jest na niej olej.
SZEF: Dlaczego jest na niej olej?
PRACOWNIK: Maszyna przecieka.
SZEF: Dlaczego przecieka maszyna?
PRACOWNIK: Olej spływa przez złączkę.
SZEF: Dlaczego tak się dzieje?
PRACOWNIK: Ponieważ osłonka złączki się zużyła.

Dzięki pięciokrotnemu powtórzeniu pytania „Dlaczego?” szef dowiedział się zatem, że do trwałego rozwiązania problemu konieczna była wymiana zużytej części w maszynie, a nie zwykłe rozrzucenie trocin na podłodze.

Standaryzuj

Finałowym procesem zarządzania gemba jest opracowanie standardów, które pozwolą uniknąć tego problemu w przyszłości. Dzięki dobrze opracowanym standardom, które z zasady są opisem najlepszego sposobu wykonywania danej czynności, pracownicy nie będą musieli za każdym razem zastanawiać się, jak postępować, gdyby w przyszłości dana sytuacja się powtórzyła. W efekcie podobna sytuacja przestanie być problemem, bo pracownicy nie będą nią zaskoczeni. Więcej informacji na temat standardów w biznesie znajdziesz w innych artykułach na naszym portalu.

Jak widzisz, dobra organizacja kluczowych miejsc pracy przynosi ogromne korzyści. Dlatego zachęcamy Cię, żebyś w swojej działalności stosował zasady, które opisaliśmy w tym artykule. Wierzymy, że dzięki temu będziesz mógł stworzyć biznes pełną gembą!

Polecana literatura:

Imai M., Gemba kaizen. Zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania, Warszawa 2006.

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

13 kwietnia 2015     Doskonalenie biznesu, Modele zarządzania