Jak oszacować czas realizacji działania w projekcie?

Jednym z głównych zadań menedżera projektu jest ukończenie go na czas. Często to klient narzuca datę ukończenia projektu, więc osoba zarządzająca musi odpowiednio rozplanować poszczególne działania w czasie. Wymaga to oszacowania czasu realizacji poszczególnych działań wykonywanych w ramach projektu. Jak tego dokonać? Istnieje sześć podstawowych technik szacowania czasu działania w projekcie.

Jak oszacować czas realizacji działania w projekcie?

Obliczanie czas trwania działania na podstawie podobieństwa do innych działań

Pierwsza metoda szacowania czasu realizacji działania w projekcie polega na odwołaniu do innych podobnych działań. Jak sama nazwa wskazuje, czas danego działania przewiduje się na podstawie czasu trwania działań podobnych do tego działania, dla którego chcemy obliczyć czas. Jak piszą Robert K. Wysocki i Rudd McGary, amerykańscy eksperci w zakresie zarządzania projektami, w tej metodzie bazuje się na doświadczeniu członków zespołu projektowego. Stosując tę technikę musisz jednak pamiętać, że ma ona sens tylko wtedy, gdy będziesz porównywał ze sobą działania wykonywane w podobnych warunkach. W przeciwnym wypadku prognoza będzie mało wiarygodna.

Analiza danych historycznych

Czas trwania działania można też szacować odwołując się do danych historycznych, czyli na podstawie czasu trwania analogicznych działań w przeszłości (np. w poprzednich projektach, którymi zarządzałeś). Taka metoda może być miarodajna, bo odwołuje się do praktyki wypracowanej przez zespoły projektowe, którymi zarządzasz. Słabością tej techniki jest jednak to, że – w przeciwieństwie do poprzedniej metody – musisz się w niej odwołać do „twardych danych”, a nie do wiedzy zespołu projektowego. Obliczenie czasu trwania działania na podstawie analizy danych historycznych, będzie więc możliwe tylko wtedy, gdy będą istnieć dokumenty, w których będziesz mógł znaleźć informacje na temat czasu wykonania poszczególnych działań. W tym przypadku również musisz odwoływać się do działań wykonanych w podobnych warunkach.

Obliczanie na podstawie rad ekspertów

Ta metoda chyba nie wymaga szerszego wyjaśnienia. Warto jednak w tym momencie powtórzyć za Wysockim i McGarym, że szacowanie czasu trwania działania na podstawie rad ekspertów, może okazać się niezbędne zwłaszcza wtedy, gdy dane działanie wykonujemy po raz pierwszy lub ma ono charakter przełomowy. Jeśli zamierzasz skorzystać z tej techniki, poproś o pomoc najlepszych specjalistów, a także – w miarę możliwości – staraj się unikać ekspertów, którzy współpracują z Twoimi największymi konkurentami.

Technika delficka

Obliczanie czasu realizacji działania na podstawie techniki delfickiej, polega na szacowaniu w oparciu o sumę wiedzy członków zespołu projektowego. Jak się do tego zabrać? Najpierw trzeba zebrać członków zespołu, przedstawić im projekt oraz konieczne działania, a później każdego zebranego prosi się o oszacowanie czasu trwania danego działania, a ich propozycje są nanoszone na histogram. Tak kończy się „runda pierwsza”. Następnie autorów skrajnych odpowiedzi prosi się o wskazanie argumentów dla swoich odpowiedzi. Po ich wysłuchaniu wszyscy uczestnicy raz jeszcze szacują czas trwania działania, a ich propozycje ponownie nanosi się na histogram. Na tym polega „runda druga”. W rundzie trzeciej całą procedurę powtarza się raz jeszcze, a najczęściej wskazywana przez uczestników odpowiedź traktowana jest jako szacowany czas trwania działania. Jak zauważają Wysocki i McGary, metoda ta, choć bazuje wyłącznie na sumie doświadczeń członków zespołu, często okazuje się zadziwiająco skuteczna. Technika delficka sprawdza się szczególnie wtedy, gdy nie da się zastosować wcześniej opisanych metod.

Technika trzech punktów

W technice trzech punktów określa się trzy warianty czasu trwania działania: optymistyczny, pesymistyczny i najbardziej prawdopodobny. W wariancie optymistycznym (O) określa się najkrótszy możliwy czas wykonania działania (może być to najkrótszy zanotowany czas wykonania analogicznego działania w przeszłości, najkrótszy czas według opinii członków zespołu, czas wykonania działania z założeniem, że nie wystąpią żadne przeszkody itp.). Z kolei w wariancie pesymistycznym (P) określa się najdłuższy możliwy czas wykonania zadania (najdłuższy zanotowany czas wykonania tego działania w przeszłości, czas wykonania działania z założeniem, że wystąpią wszelkie możliwe przeszkody itp.). Natomiast wariant najbardziej prawdopodobny (N) to czas wykonania działania, którego najbardziej się spodziewamy (np. czas wykonania działania, który był najczęściej odnotowywany w przeszłości).

Po określeniu tych trzech wariantów wyliczany jest oczekiwany czas realizacji działania (E). Oblicza się go według wzoru:

E = (O+4N+P) : 6

Technika delficka uśredniająca

Technika delficka uśredniająca jest połączeniem techniki delfickiej i techniki trzech punktów. W tej metodzie członków zespołu projektowego w trzech rundach prosi się o podanie trzech wariantów czasu trwania działania (optymistycznego, pesymistycznego i najbardziej prawdopodobnego). Za każdym razem skrajne wyniki są odrzucane. Następnie uśrednia się uzyskane w trzech rundach wyniki optymistycznego, pesymistycznego i najbardziej prawdopodobnego czasu trwania działania i oblicza się oczekiwany czas realizacji działania.

Co wpływa na zmianę czas trwania działania?

Niezależnie od tego, jakiej metody obliczania czas trwania działania użyjesz, musisz pamiętać o jeszcze jednej rzeczy. Otóż czas trwania działania jest zmienną losową, więc musisz zakładać, że w każdej chwili czas wykonania poszczególnego działania może się wydłużyć. A co może spowodować wydłużenie zadania? Amerykańscy autorzy wskazują następujące czynniki:

  • różne umiejętności członków zespołu projektowego,
  • nieplanowane zdarzenia,
  • różna efektywność czasu pracy,
  • błędy i nieporozumienia,
  • naturalne odchylenia czasu trwania działania.

W tym artykule przedstawiliśmy podstawowe metody szacowania czasu trwania działania w projekcie. Istnieje jednak jeszcze jeden sposób, który znacznie zwiększa szanse na to, że zrealizujesz swój projekt na czas. Jaki to sposób? O tym przeczytasz już wkrótce w jednym z kolejnych artykułów na naszym portalu.

Polecana literatura:

Wysocki R., McGary R., Efektywne zarządzanie projektami, Gliwice 2005.

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

23 marca 2016     Zarządzanie projektami