Jak pisać e-maile biznesowe?

Pisanie e-maili służbowych jest obecnie chlebem powszednim w każdym biznesie. Wydaje się, że skoro e-mail jest nieoficjalną formą komunikacji, to nie ma potrzeby przykładać większej wagi do formy e-maila. Tymczasem istnieje szereg zasad pisania korespondencji służbowej, które pozwalają wzmocnić skuteczność e-maila biznesowego i zbudować za jego pomocą pozytywny wizerunek firmy. Jakie to zasady? O czym pamiętać i czego się wystrzegać w trakcie pisania e-maili biznesowych? O tym wszystkim przeczytasz w dzisiejszym artykule.

Jak pisać e-maile biznesowe?

Nadawca i adresat e-maila biznesowego

E-mail biznesowy, podobnie jak tradycyjna korespondencja, musi zawierać nadawcę i adresata, dlatego omawianie zasad pisania e-maili biznesowych rozpoczniemy od tych elementów.

W e-mailu biznesowym pole „Nadawca” powinno zawierać nie tylko pełne imię i nazwisko nadawcy. Ponieważ jest to korespondencja służbowa, dobrze jest wpisać w tym polu także nazwę firmy, którą reprezentujesz. Musisz też pamiętać o tym, że nazwa nadawcy może mieć duży wpływ na to, w jaki sposób będzie Cię postrzegał odbiorca korespondencji, dlatego Twoje konto powinno zawierać poważnie brzmiącą nazwę, a nie np. „Gosiaczek666”. Wydaje się to oczywiste, ale podczas tworzenia nazwy konta można o tym zapomnieć.

Jeżeli natomiast chodzi o adresata, to warto zwrócić uwagę, że oprócz głównego adresata, którego na ogół wpisujemy w polu „Do”, można wysłać list do innych adresatów, korzystając z pola „DW” (Do wiadomości) lub „UDW” (Ukryte do wiadomości). Z tych pól powinieneś jednak korzystać tylko wtedy, gdy masz konkretny powód, dla którego chcesz, żeby inni adresaci zapoznali się z Twoją wiadomością. Te pola mają bowiem swoje wady. Skorzystanie z opcji „DW” powoduje, że adres e-mail każdego odbiorcy zostanie ujawniony osobom postronnym, a przecież nie każdy może sobie tego życzyć. Jeśli natomiast skorzystasz z opcji „UDW”, adresy odbiorców pozostaną niewidoczne, ale jeśli odbiorca otrzyma wiadomość bez widocznych nazw nadawców, może potraktować ją jako spam. Dlatego jeśli chcesz wysłać wiadomość do kilku adresatów, najlepiej będzie po prostu wpisać nazwy tych adresatów w polu „Do”. Wtedy musisz mieć jednak pewność, że wszyscy adresaci znają swoje adresy e-mailowe.

Temat e-maila biznesowego

Najogólniej rzecz biorąc, temat e-maila powinien być krótki i rzeczowy. Jednocześnie temat musi być na tyle konkretny, żeby nadawca zorientował się, czego może się w nim spodziewać. Dlatego np. zamiast wysyłać odbiorcy e-maila z tematem: „Pytanie”, lepiej jest umieścić w temacie kilka słów więcej, żeby naprowadzić adresata na treść e-maila (np. „Pytanie o...”). Nigdy natomiast nie zostawiaj pola „Temat” pustego. Jeśli wyślesz odbiorcy (zwłaszcza odbiorcy nieznanemu Ci osobiście) e-maila bez tematu, adresat może uznać to za spam lub po prostu za brak szacunku.

Forma e-maila biznesowego

Choć przyjęło się, że e-mail jest mniej formalną korespondencją niż list tradycyjny, to jednak e-maile biznesowe powinny zachowywać pewną formę. Jakie są te najważniejsze elementy, jakie powinien posiadać e-mail biznesowy?

  • Przywitanie. Jeżeli wysyłasz e-mail biznesowy do adresata, z którym kontaktujesz się po raz pierwszy, powinieneś rozpocząć go od zwrotów grzecznościowych (np. „Szanowny Panie Prezesie”, „Szanowna Pani Anno”, „Dzień dobry Panie Adamie”, „Witam Panie Krzysztofie” itp.). Jeśli natomiast utrzymujesz korespondencję z jakąś osobą przez dłuższy czas, możesz rozpoczynać e-mail w nieco mniej formalny sposób (np. „Pani Anno” itp.). Zwracanie się na „Ty” do odbiorcy e-maila biznesowego jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy na co dzień również zwracasz się do adresata w ten sposób.
  • Czytelny układ tekstu. E-maile czyta się nieco trudniej niż listy tradycyjne, więc trzeba zrobić jak najwięcej, żeby ułatwić odbiorcy to zadanie. Dlatego zdania używane w e-mailu biznesowym powinny być raczej krótkie – jeden wiersz powinien zawierać ok. 60-80 znaków, a poszczególne akapity powinny być oddzielone pustymi wierszami. Ciężko natomiast określić, jak długi powinien być e-mail biznesowy, bo wszystko zależy od treści, jaką chcesz w nim przekazać. Z zasady e-mail powinien być jednak na tyle treściwy, żeby dokładnie wyjaśnić odbiorcy całą sprawę, ale nie dłuższy, niż jest to konieczne.
  • Pożegnanie. E-mail biznesowy powinien zakończyć się pożegnalnym zwrotem grzecznościowym (np. „Pozdrawiam”, „Serdecznie pozdrawiam”, „Z wyrazami szacunku”, „Z poważaniem” itp.). Nie ma przy tym znaczenia, czy korespondujesz z osobą, którą znasz, czy z osobą obcą. W korespondencji biznesowej nie ma miejsca na pożegnania używane czasem w korespondencji prywatnej (np. „Trzym się” czy „Buziole”).
  • Podpis. Brak podpisu (lub stopki) w e-mailu biznesowym może spowodować, że odbiorca nie będzie chciał kontynuować korespondencji z Tobą. Jeżeli korzystasz ze stopki, to poza Twoim imieniem i nazwiskiem warto umieścić w niej takie informacje jak: Twój numer telefonu, Twoje stanowisko, nazwę firmy, dane kontaktowe do firmy, odnośnik do strony internetowej i/lub profilu Twojej firmy, hasło reklamowe lub slogan firmy itp.
  • Załączniki. Podstawowa zasada dotycząca używania załączników w e-mailach biznesowych brzmi: „Używaj załączników tylko wtedy, gdy jest to niezbędne”. Jeśli musisz wysłać jakiś załącznik, staraj się umieszczać w nim pliki o jak najmniejszym rozmiarze, żeby nie zapchać skrzynki odbiorcy. Poza tym jeśli dołączasz do e-maila jakiś załącznik, poinformuj o tym odbiorcę w treści wiadomości. Dzięki temu adresat nie przeoczy załącznika, a jeśli z jakichś powodów załącznik do niego nie dotrze, wtedy ma szansę poprosić Cię o wysłanie danego pliku jeszcze raz.

Język e-mailów biznesowych

Profesjonalny e-mail biznesowy powinien być też nienaganny pod względem językowym. Oto najważniejsze zasady językowe, o których powinieneś pamiętać podczas prowadzenia korespondencji biznesowej:

  • E-mail biznesowy musi być zgodny z regułami gramatyki, ortografii i interpunkcji. E-maile biznesowe z błędami językowymi wyglądają po prostu nieprofesjonalnie i mogą sprawić, że adresat będzie negatywnie postrzegał zarówno Ciebie, jak i Twoją firmę. W korespondencji biznesowej nie ma miejsca na błędy ortograficzne czy gramatyczne.
  • Oszczędnie używaj Caps Locka. Według netykiety pisanie całych fraz dużymi literami traktowane jest jak krzyczenie na odbiorcę.
  • Unikaj skrótów, których odbiorca może nie znać. Od niedawna w korespondencji e-mailowej używa się skrótów typu BTW („by the way”) czy ASAP („as soon as possible”). Takich skrótów używaj jednak tylko wtedy, gdy wiesz, że odbiorca na pewno je zna. Nie zalecamy też używania takich skrótów w korespondencji z innymi firmami, bo nigdy nie wiadomo, jak mogłoby to zostać odebrane przez adresata.
  • Nie przesadzaj z emotikonami. W korespondencji służbowej stosuj emotikony tylko wtedy, gdy masz pewność, że odbiorca dobrze rozpozna ich znaczenie. Raczej nie używaj też emotikonów przy pierwszym kontakcie mailowym z adresatem.

Podsumowując, porządnie napisane e-maile biznesowe mogą wzmocnić reputację firmy, a niechlujne e-maile mogą tę reputację nadszarpnąć. Jednak dzięki zastosowaniu kilku prostych zabiegów można sprawić, że e-maile pisane przez Ciebie i Twoich współpracowników pozwolą zbudować pozytywny wizerunek Twojego biznesu. Dlatego zachęcamy Cię, żebyś pisał e-maile biznesowe według zasad opisanych w tym artykule.

Polecana literatura:

Jankowski M., Pułapki small biznesu, Gliwice 2014.
Savoir vivre w mailach służbowych [on-line], artykuł internetowy dostępny pod adresem: http://www.sukcesnaszpilkach.pl/wizerunek/savoir-vivre/savoir-vivre-w-mailach-sluzbowych--artykul118.html [dostęp dn. 16.01.2015 r.].

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

16 lutego 2015     Obsługa klienta, Marketing