Jak prowadzić owocne zebrania z pracownikami?

W poprzednich tekstach wprowadzających do tematyki TQM-u zwróciłem uwagę na rolę pracowników w usprawnianiu firmy. Nawet najbardziej genialny szef nie jest w stanie znaleźć tylu elementów w firmie, które można ulepszyć, ile wskażą jego pracownicy. Radziłem również, jaką postawę przyjąć, aby pracownicy chcieli takie uwagi zgłaszać. Dziś przedstawiam praktyczny aspekt prowadzenia zebrań z zespołami pracowników, które w japońskiej szkole zarządzania nazywane są „kołami jakości”.

Jak prowadzić owocne zebrania z pracownikami?

Koło jakości to według definicji mały zespół pracowniczy, stanowiący formę partnerstwa pracowników w zarządzaniu firmą. W przypadku dużych przedsiębiorstw takie zespoły dzieli się najczęściej na podstawie działów firmy. Zaleca się także, by zespół składał się z pracowników tego samego szczebla. Nie jest też wskazane, by w takim kole uczestniczył przełożony, gdyż to mogłoby utrudniać pracownikom szczere i otwarte zgłaszanie problemów.

Tak wygląda teoria, ale jak sądzę, większość naszych czytelników pracuje lub jest właścicielami firm zaledwie kilkuosobowych. W tym przypadku bardzo ważne jest, by w kole jakości uczestniczyli wszyscy pracownicy, łącznie z szefem, choć oczywiście wymaga to od szefa odpowiedniej postawy, która nie będzie pracowników zniechęcać.

Koło jakości powinno się składać maksymalnie z 7-8 osób. Większa liczba uczestników na takim spotkaniu powoduje, że nieśmiali pracownicy mogą się wcale nie odzywać i być może nikt tego nie zauważy. Zbyt duży zespół nie jest również w stanie współpracować wystarczająco efektywnie. Jeśli zatrudniasz więcej niż 8 osób, prawdopodobnie lepiej będzie podzielić pracowników na więcej niż jedno koło jakości, aby w każdym było kilka osób.

Ogromnie istotne jest to, by spotkania odbywały się regularnie – najlepiej (tak wynika z mojej praktyki) co tydzień, w tym samym miejscu i o tej samej porze. Nie jest to koniecznością, ale u nas doskonale sprawdziło się organizowanie koła jakości w poniedziałek rano, gdyż po weekendzie mamy świeże pomysły i możemy dobrze rozplanować cały tydzień.

Przy okazji jedną rzecz warto tu podkreślić: niektórzy przedsiębiorcy mogą mieć tendencję do organizowania spotkań poza czasem pracy (bo w czasie pracy „przecież nie ma na to czasu”), najczęściej jeszcze nie płacąc za dodatkowe godziny. Zdecydowanie odradzam takie pomysły! Koła jakości powinny się odbywać w regularnym czasie pracy, za który pracownicy otrzymują normalne wynagrodzenie. Jestem przekonany, że każda firma jest w stanie wygospodarować jedną lub półtorej godziny w tygodniu na takie spotkania (a moja praktyka podpowiada, że zwykle tyle właśnie trwają).

Warto także zadbać o to, by pomieszczenie, w którym spotkania się odbywają, sprzyjało organizacji i dobremu przebiegowi takich zebrań. Należy zorganizować to miejsce tak, żeby zewnętrzne czynniki (np. hałas) nie rozpraszały uczestników, aby mogli oni prowadzić zebranie w dobrej atmosferze. Zalecam również korzystanie z akcesoriów, które ułatwiają np. spisywanie pomysłów i wniosków, choćby flipchartu lub tablicy suchościeralnej.

Głównym celem takich spotkań jest usprawnianie firmy, a kluczem do takich usprawnień powinno być czynienie pracy lżejszą. I od tego polecałbym zacząć takie spotkania: warto najpierw skupić się na poprawie warunków pracy i zachęceniu pracowników do zgłaszania sugestii, co można zrobić, by ich praca stała się lżejsza. Żeby pracownicy nabrali chęci do takich zmian, warto zacząć od rzeczy najprostszych i bardzo szybko je wdrożyć. Nic tak nie motywuje pracowników, jak realizowanie ich sugestii – ich praca stanie się wtedy lżejsza dzięki temu, co sami zaproponowali.

Z praktycznych wskazówek chciałbym jeszcze zwrócić uwagę na jedną rzecz: same słowa nie wystarczą. Zarówno sugestie, jak i plany należy spisywać. Większość osób zapewne będzie wolała to robić na papierze (można nawet w tym celu założyć specjalny zeszyt). Ja jednak wolę używać dedykowanego oprogramowania komputerowego, ale polecam to robić tylko wtedy, jeśli takim oprogramowaniem posługujesz się równie sprawnie i szybko (lub nawet szybciej) niż kartką i długopisem.

Warto tutaj też odwołać się do znanych porad dotyczących realizowania celów. Żeby dobrze takie sugestie wdrożyć w życie, należy powierzyć odpowiedzialność za zadanie konkretnej osobie, bo jeśli nikt nie czuje się za zadanie osobiście odpowiedzialny, to na pewno nie będzie ono zrealizowane. A w małej firmie dodatkowo szef powinien czuwać nad zadaniami, a część z nich brać na siebie, co sprawi, że pracownicy poczują, że szef zajmuje się ich problemami i nie są mu one obojętne. Cele powinny być zaplanowane zgodnie ze znaną metodą SMART, czyli być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne dla firmy i ograniczone w czasie.

Zatem głównym celem takich spotkań powinno stać się rozwiązywanie problemów i zgłaszanie wniosków dotyczących czynienia pracy lżejszą (a jednocześnie firmy – lepszą). Rozwiązywanie problemów to często jednak bardziej złożony temat. Przede wszystkim warto przy nim pamiętać o jednym z fundamentów TQM-u, czyli o myśleniu systemowym. Może się okazać, że wśród pracowników panuje przekonanie, że winnym danego problemu jest konkretny pracownik lub dział w firmie (my, Polacy, mamy tendencję do szukania winnego zamiast podjęcia próby rozwiązania problemu). Tymczasem firma osiągnie znacznie więcej, jeśli skupi się na systemowym naprawianiu przyczyn problemu do takiego stopnia, by nie miał on więcej możliwości zaistnieć.

Aby rozwiązywać bardziej skomplikowane problemy, dla których nie da się znaleźć oczywistych rozwiązań, twórcy metody TQM opracowali kilka rozbudowanych metod, takich jak choćby diagram rybiej ości. Omówienie tych metod wykracza poza ramy tego artykułu, dlatego odsyłam Cię do świetnej książki prof. Andrzeja Bliklego Doktryna jakości, w której znajdziesz solidne omówienie tych metod, łącznie z przykładami.

Na zakończenie podpowiem Ci kilka pomysłów, które mogą usprawnić spotkania z pracownikami. Zaczerpnąłem je ze sposobów prowadzenia spotkań typu mastermind. Wydaje mi się jednak, że zanim zaczniesz je wdrażać u siebie, powinieneś się upewnić, że pracownicy dobrze się rozumieją, dobrze się ze sobą czują i wzajemnie sobie ufają.

Na czym te pomysły polegają? Dołożyłem do typowych spotkań związanych z ulepszaniem firmy w ramach koła jakości trzy dodatkowe elementy. W każdym przypadku pracownicy wypowiadają się po kolei, więc unikamy sytuacji, w której ktoś się wcale nie odzywa lub powie, że nie ma pomysłów na ulepszenia. Pierwszym z elementów jest pytanie: „Czego nauczyłem się w danym tygodniu?”. Celem tego pytania jest nie tylko dzielenie się wiedzą i doświadczeniem, co pomaga całemu zespołowi, ale również uświadomienie pracownikom, że wszyscy naprawdę się rozwijamy. Mam bowiem wrażenie, że często nie dostrzegamy tego, jak duży wpływ mają na nas nowe doświadczenia czy nabywana wiedza.

Drugi dodatkowy element to dzielenie się tym, jakie mieliśmy w poprzednim tygodniu wyzwania i na ile udało nam się je zrealizować. Wtedy każdy pracownik po kolei omawia swoje wyzwania z poprzedniego tygodnia. Trzeci element dotyczy przyszłych wyzwań, którym będziemy stawiać czoła w nowym tygodniu (i te wyzwania spisujemy). Przyznam, że to niesamowicie motywuje (także mnie jako szefa) do lepszego zarządzania sobą w czasie i rzeczywistej realizacji wyznaczonych zadań. Dzięki temu też firma nie stoi w miejscu, tylko co tydzień realizujemy konkretne zadania. Wprowadzenie tych elementów testuję w moim zespole od kilku miesięcy, ale dotychczasowe efekty wskazują, że był to dobry pomysł.

Jeśli czytałeś już kilka moich tekstów, to wiesz, że zamiast przekonywać Cię, abyś wdrożył takie metody prowadzenia spotkań u siebie, powiem: „Przetestuj to!”. Sprawdź to rozwiązanie u siebie, bo skoro tak wiele firm dzięki wdrażaniu TQM-u wzniosło się na nowy poziom, to bardzo możliwe, że i Twoja firma mogłaby dużo na tym skorzystać.

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Paweł Królak

Autor: Paweł Królak

Przedsiębiorca, szkoleniowiec, prelegent, wykładowca na studiach MBA, trener biznesu, prezes Towarzystwa Biznesowego Lubelskiego, założyciel portalu CorazLepszaFirma.pl, twórca i właściciel Klubu Książki Tolle.pl (który założył jeszcze na studiach, mając 300 złotych w kieszeni, a po kilku latach doprowadził do pozycji lidera swojego rynku), pasjonat niestandardowych metod zarządzania, autor i współautor książek oraz licznych artykułów branżowych.