Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną?

Najważniejszym elementem procesu rekrutacji jest rozmowa kwalifikacyjna. Od tego, jak będzie ona przeprowadzona, w dużej mierze zależy to, czy uda Ci się znaleźć dobrych pracowników. Jak przeprowadzić dobrą rozmowę kwalifikacyjną? O tym przeczytasz w dzisiejszym artykule.

Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną?

Rozluźnij kandydata

Dla wielu osób rozmowa kwalifikacyjna może być stresująca. Nie jest to nic dziwnego, bo rozmowa kwalifikacyjna to gra o dużą stawkę – w końcu to od rozmowy w dużej mierze zależy, czy kandydat dostanie wymarzoną pracę. Czasem jednak stres może wręcz paraliżować człowieka, a wtedy nawet najlepszy kandydat nie zaprezentuje się z dobrej strony. Dlatego, jak zauważa Brian Tracy, Tobie również powinno zależeć na tym, żeby kandydat był jak najmniej zestresowany, dlatego spróbuj pomóc mu rozładować stres.

Zadawaj dobre pytania i słuchaj odpowiedzi

Kluczem do sukcesu w rozmowie rekrutacyjnej jest zadawanie dobrych pytań. Nie da się kogoś dobrze poznać w ciągu kilkudziesięciu minut, dlatego trzeba zadawać takie pytania, które pozwolą dowiedzieć się o każdym z aplikantów możliwie jak najwięcej. Przede wszystkim – muszą to być pytania otwarte. Nie ma sensu zadawać pytań, które wymagają jedynie odpowiedzi „tak” lub „nie”. Formułuj pytania w ten sposób, żeby kandydat mógł wykazać się swoimi umiejętnościami, a także żebyś Ty mógł go poznać jak najlepiej.

Tracy wymienia kilka przykładowych pytań, które mogą paść podczas każdej rozmowy kwalifikacyjnej:

  1. Jaki był Pani/Pana zakres obowiązków w poprzedniej pracy?
  2. Dlaczego przyjęła Pani/przyjął Pan poprzednią pracę?
  3. Co się Pani/Panu w niej podobało?
  4. Dlaczego Pani/Pan z niej zrezygnował/zrezygnowała z poprzedniej pracy?
  5. Co Pani/Pan sądzi o swoim poprzednim szefie?
  6. Czego Pani/Pan nauczył się w swojej dotychczasowej karierze?
  7. Co uważa Pani/Pan za swój dotychczasowy największy sukces zawodowy?
  8. Jakie ma Pani/Pan marzenia zawodowe?

Jeśli czegoś nie jesteś pewien, to zadawaj pytania uzupełniające. Jeśli nie zrozumiałeś czegoś w wypowiedzi kandydata – poproś o doprecyzowanie. Zadawanie pytań uzupełniających może być też sposobem na przekonanie się, czy osoba z którą rozmawiasz, mówi „od siebie”, czy też używa wyuczonych, utartych zwrotów.

Niezależnie od tego, jakie pytania będziesz zadawał, przygotuj je wcześniej i zapisz na listę. Jeśli się odpowiednio nie przygotujesz do rozmowy i nie zadasz pytań, które chciałeś zadać, sam odbierasz sobie szanse na dobre poznanie kandydata. Krótko mówiąc: brak przygotowania do rozmowy jest po prostu nieprofesjonalny!

Pamiętaj też, że nie dowiesz się nic o danej osobie, jeśli nie będziesz jej słuchał. Dlatego musisz uważnie słuchać tego, co mówi kandydat. Wydaje się to oczywiste, ale po kilku rozmowach możemy być zmęczeni i znużeni, a wtedy trudniej jest nam uważnie słuchać tego, co mówi drugi człowiek. W takich sytuacjach musisz przezwyciężyć swoje zmęczenie, bo teoretycznie w trakcie każdej rozmowy możesz wyłowić największy skarb spośród wszystkich aplikantów. A przecież chciałbyś, żeby w Twojej firmie pracowali najlepsi pracownicy, prawda?

Schemat rozmowy kwalifikacyjnej

Treść pytań, które kierujesz do kandydata to jedna rzecz. Osobną sprawą jest sam przebieg rozmowy, czyli kolejność ich zadawania. Jak powinien wyglądać schemat rozmowy kwalifikacyjnej?

Tracy proponuje rozpocząć rozmowę rekrutacyjną od pytań o dotychczasowe doświadczenie kandydata, np. o przebieg kariery lub zakres obowiązków w poprzednich firmach. Druga seria pytań powinna dotyczyć umiejętności kandydata. W tej części rozmowy można pytać np. o to, czego dotychczas nauczył się w poprzednich firmach, jaki był dokładny zakres jego obowiązków czy też np. sprawdzić znajomość konkretnego zagadnienia. Można też zlecić kandydatowi wykonanie jakiegoś zadania praktycznego. Ostatni zakres pytań według Tracy'ego powinien dotyczyć nawyków danej osoby. Amerykański autor proponuje zastosować tzw. formułę SWAN. Jego zdaniem pracownik powinien być:

  • mądry (ang. smart); Tracy'emu chodzi tu nie tyle o mądrość rozumianą jako poziom inteligencji, ile o dociekliwość kandydata; według amerykańskiego autora można ją sprawdzić pozwalając kandydatowi zadawać pytania o firmę lub stanowisko;
  • pracowity (ang. work hard); Tracy proponuje sprawdzić pracowitość kandydata pytając go o stosunek do pracy po godzinach, jeśli zajdzie taka potrzeba;
  • ambitny (ang. ambitious); żeby sprawdzić ambicję danej osoby, możesz np. spytać, jak wyobraża sobie swoją przyszłość zawodową za 5 lat;
  • miły (ang. nice); to również musisz ocenić na podstawie wypowiedzi kandydata, jego nastawienia do osób prowadzących rozmowę.

Taki schemat rozmowy kwalifikacyjnej proponuje Brian Tracy. Nie oznacza to jednak, że jest to jedyny właściwy model przebiegu rozmowy. Możesz np. najpierw zlecić kandydatowi zadanie praktyczne, a potem przejść do rozmowy, jeśli uznasz, że z Twojego punktu widzenia taka kolejność będzie lepsza. Możesz też próbować wydobyć inne informacje o kandydacie, np. jego cechy osobowości.

Pozwól kandydatowi zadawać pytania

Jak już wspomnieliśmy, warto też pozwolić kandydatowi zadawać pytania. Dzięki temu możesz sprawdzić jego dociekliwość i dowiedzieć się, dlaczego praca w Twojej firmie go interesuje. Pozwoli Ci to też w pewnym sensie ocenić jego elokwencję. Jeśli będzie zadawał głupie lub prymitywne pytania, to jest wielce prawdopodobne, że taka osoba nie nadaje się do pracy w Twojej firmie.

Rób notatki

Pamięć ludzka ma to do siebie, że jest zawodna. Nie powinieneś zatem liczyć na to, że zapamiętasz wszystko, co najważniejsze. Jeśli w rekrutacji bierze udział kilku kandydatów – być może jest to możliwe. Zazwyczaj jednak proces rekrutacyjny trwa dość długo, a na jedno stanowisko może aplikować nawet kilkaset osób. Dlatego dobrze jest notować wnioski z poszczególnych rozmów kwalifikacyjnych. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko tego, że np. pomylisz poszczególne osoby albo umknie Ci dobry kandydat.

Reasumując: dobra rozmowa kwalifikacyjna pomoże Ci dobrze ocenić kandydatów na poszczególne stanowiska. Z kolei osoby starające się o pracę w Twojej firmie będą mogły lepiej udowodnić swoją przydatność, jeśli będziesz umiejętnie prowadził taką rozmowę. Dobre przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej leży więc zarówno w Twoim interesie, jak i w interesie Twoich potencjalnych pracowników.

Polecana literatura:

Tracy B., Sztuka zatrudniania najlepszych, Warszawa 2006.

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

9 marca 2016     Rekrutacja i budowa zespołu