Jak przygotować się do negocjacji?

Sukces lub porażka w negocjacjach (również negocjacjach biznesowych) często zależy od tego, na ile się do nich przygotujemy. Dobre przygotowanie pozwala bowiem lepiej wpływać na przebieg procesu negocjacyjnego. Dlatego jeśli chcesz osiągnąć konkretne korzyści przy pomocy negocjacji, powinieneś się do nich odpowiednio przygotowywać.

Jak przygotować się do negocjacji?

W dzisiejszym artykule przeczytasz, w jaki sposób przygotować się do negocjacji, żeby skończyły się one dla Ciebie korzystnie. Przedstawimy model przygotowań do negocjacji opracowany przez doświadczonego negocjatora Williama Ury'ego. Model ten składa się z 5 kroków.

Krok 1: Określ interesy

Negocjacje zazwyczaj rozpoczynają się wtedy, kiedy pomiędzy stronami występuje konflikt interesów. I to właśnie wokół interesów kręcą się niemal każde negocjacje. W związku z tym nie można rozpocząć negocjacji bez określenia interesów własnych oraz interesów drugiej strony. W tym miejscu warto również zwrócić uwagę, że Ury odróżnia interesy od stanowisk. Stanowiska jego zdaniem oznaczają konkrety, które strona chce mieć (np. pieniądze, warunki, przepisy w umowie itp.). Natomiast interesy to według niego motywacje, które doprowadziły stronę do zajęcia danego stanowiska (np. potrzeby, dążenia, obawy czy aspiracje).

Proces ustalenia własnych interesów odbywa się w 2 etapach:

  1. Określenie własnych interesów. Bez tego nie warto w ogóle rozpoczynać negocjacji. Nie da się dotrzeć do celu, jeśli nie wiesz, co jest tym celem. Żeby określić cel, warto odpowiedzieć sobie na dwa pytania: „Co chcę osiągnąć w negocjacjach?” oraz „Dlaczego chcę to osiągnąć?”. Ważne jest także, żeby nie ulec pokusie rezygnacji z ważnego interesu w zamian za inny, mniej istotny. Wiele osób popełnia ten błąd, dlatego trzeba też umieć stworzyć hierarchię własnych interesów.
  2. Określenie „ich” interesów. Jak pisaliśmy w artykule o zasadzie win-win, w pełni zwycięskie są takie negocjacje, które kończą się zwycięstwem wszystkich stron. Nie da się tego osiągnąć bez zaspokojenia interesów drugiej strony, a do tego z kolei potrzebne jest zrozumienie tych interesów. Dlatego warto postawić się na miejscu drugiej strony i postarać się odtworzyć ich sposób myślenia. Postaraj się też wyobrazić, na czym tym ludziom może zależeć. Pamiętaj też, że większa wiedza o drugiej stronie pozwala lepiej wpływać na przebieg negocjacji.

Krok 2: Określ opcje

Opcje to rozwiązania, dzięki którym będzie można osiągnąć zamierzone interesy. Inaczej mówiąc, opcją jest osiągnięte porozumienie lub jego część. Najbardziej wytrawni negocjatorzy dążą do tego, żeby negocjacje skończyły się przyjęciem opcji korzystnej dla wszystkich stron, bo takie negocjacje są najlepsze. I niekoniecznie chodzi tu o przyjęcie rozwiązania najkorzystniejszego dla każdej ze stron, bo jest to mało prawdopodobne. Realne jest natomiast przyjęcie rozwiązania korzystnego dla obu stron.

Dla przykładu: Twoim stanowiskiem jest uzyskanie od klienta honorarium większego o 20%, a Twoim interesem jest zachowanie płynności finansowej firmy. Może się jednak okazać, że drugiej strony nie stać na to, żeby płacić Twojej firmie o 20% więcej, przez co nie osiągniesz swojego stanowiska. Możesz jednak osiągnąć swój interes, czyli zachować płynność finansową firmy. Jest to realne właśnie dzięki wybraniu najlepszej opcji w negocjacjach. Może się okazać, że uratujesz płynność swojej firmy dzięki temu, że w dalszym ciągu będziesz pobierał od drugiej strony dotychczasowe honorarium, ale zrezygnujesz z wykonywania dla niej tych najmniej dochodowych lub najmniej potrzebnych klientowi usług. Zbyt długie i nieustępliwe trwanie przy pierwszym stanowisku często powoduje impas w negocjacjach.

Jak zauważa Ury, przeszkodą w wymyślaniu interesujących opcji jest też tkwiące w podświadomości przekonanie, że „to nie będzie działać”. Krytyczna ocena własnych pomysłów jest bardzo potrzebna, ale nie może krępować wyobraźni. Dlatego ocenę pomysłów stosuj już po ich wymyśleniu.

Krok 3: Ustal kryteria

Kryteria to inaczej obiektywne czynniki, które pozwalają ocenić, czy proponowane rozwiązanie jest sprawiedliwe. Obiektywne kryterium ma tę zaletę, że jest ono niezależne od woli stron. Do takich obiektywnych kryteriów mogą należeć np. wartość rynkowa, prawo czy równe traktowanie.

Niedoświadczeni negocjatorzy często usiłują prowadzić negocjacje na zasadzie, która określana jest przez Ury'ego mianem „walki woli”, czyli próbują oni nakłonić drugą stronę do poddania się. Taki sposób nie jest jednak skuteczny, bo w praktyce oznacza to zachęcanie przeciwnej strony do oddania negocjacji walkowerem. Ustalenie obiektywnego kryterium pozwala uniknąć tego zjawiska i prowadzić rozmowy w oparciu o silniejsze argumenty niż tylko wola jednej ze stron. Dzięki temu obydwie strony akceptują to, co wydaje się im w porządku. Klient łatwiej zaakceptuje wzrost Twojego honorarium o 30%, jeśli powiesz mu, że np. od roku tyle wynosi stawka rynkowa. Dlatego, przygotowując się do negocjacji, zastanów się, do jakiego kryterium będziesz mógł odwołać się w trakcie negocjacji.

Krok 4: Określ alternatywy (BATNA)

Bardzo często ludziom wydaje się, że celem negocjacji musi być porozumienie. Tymczasem nie jest to prawda, bo celem negocjacji jest – przypomnijmy – realizacja własnych interesów. A może się okazać, że cel można osiągnąć w inny sposób niż w drodze negocjacji. I to właśnie jest alternatywa, którą w języku negocjacji określa się jako BATNA (ang. best alternative to a negotiated agreement – najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia).

BATN-ie poświęciliśmy osobny artykuł, więc w tym miejscu tylko nadmienimy, że budowa alternatywy w negocjacjach odbywa się w 4 etapach:

  1. Określ swoją BATN-ę. W pierwszej kolejności zastanów się, co Ty sam możesz zrobić, żeby zrealizować swoje interesy. Może to być np. znalezienie innego sprzedawcy, nowego dostawcy czy innego klienta. Rozważ też, co możesz zrobić drugiej stronie, żeby wzięła pod uwagę Twoje interesy (strajk, odmowa wykonania zadania, wstrzymanie realizacji zamówienia itp.). Zastanów się także, w jaki sposób możesz wprowadzić trzecią stronę, która sprzyjałaby Twoim interesom. Po wymyśleniu wielu rozwiązań, wybierz alternatywę, która będzie najlepsza dla realizacji Twoich interesów.
  2. Wzmocnij swoją BATN-ę. Zrób wszystko dla wzmocnienia Twojej BATN-y. Jeśli np. negocjujesz z dostawcą, chcąc obniżyć ceny jego usług w stosunku do Twojej firmy, a Twoją BATN-ą jest znalezienie nowego dostawcy, postaraj się znaleźć oferty konkurencyjnych firm i zaznacz, które z nich są korzystniejsze od Twojego obecnego dostawcy.
  3. Podejmij decyzje, czy powinieneś negocjować. Może się okazać, że alternatywa jest lepsza niż jakiekolwiek porozumienie z drugą stroną. Trzymając się przykładu dostawcy – jeśli uznasz, że bez negocjacji możesz zyskać korzystniejsze warunki opłat za dostawę przesyłek, zastanów się, czy nie lepiej będzie skorzystać z usług innej firmy niż negocjować z obecnym dostawcą (sam proces negocjacyjny też jest kosztowny).
  4. Określ BATN-ę drugiej strony. Postaraj się określić, jaką alternatywę ma druga strona. Dzięki temu dowiesz się więcej na temat siły własnej BATN-y (czy jest ona lepsza niż BATNA drugiej strony, czy może słabsza). Taka wiedza pozwoli Ci też lepiej przygotować taktykę negocjacyjną.

Krok 5: Propozycje

Propozycje to zwieńczenie procesu negocjacyjnego. Jak zauważa Ury. poszukiwanie uczciwych kryteriów i alternatywy pozwala wybrać opcję, która najlepiej realizuje Twoje interesy. I to właśnie są propozycje, które przedstawia się drugiej stronie. Propozycje od opcji różni to, że propozycja oznacza zobowiązanie – propozycja to warunki porozumienia, jakie jesteś gotowy i jakie zobowiązujesz się zaakceptować.

Ury radzi, żeby zastosować 3 propozycje:

  1. Propozycje, które by Cię w pełni satysfakcjonowały, a zarazem dawały szansę na realizację interesów drugiej strony w jak największym stopniu.
  2. Propozycje, z których byłbyś zadowolony, czyli porozumienie, które nie satysfakcjonowałoby Cię w pełni, ale choćby po części realizowało Twoje interesy.
  3. Propozycje, z którymi mógłbyś się pogodzić, a więc propozycje, które realizowałyby Twoje interesy w minimalnie większym stopniu niż BATNA. Jeśli nie będziesz mógł w trakcie negocjacji uzyskać zgody na takie propozycje, warto rozważyć realizację alternatywy w postaci BATN-y.

W tym artykule poznałeś model przygotowania do negocjacji w pięciu krokach. Model ten nie jest bardzo czasochłonny (można go wykonać w ciągu ok. 30 minut), a takie przygotowanie znacznie zmniejszy ryzyko zaskoczenia oraz zwiększy Twoją szansę na sukces w negocjacjach. Dlatego gorąco zachęcamy Cię, żebyś przed każdymi negocjacjami odpowiednio się do nich przygotował!

Polecana literatura:

Ury W., Odchodząc od NIE, Warszawa 2014.

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

3 września 2014     Negocjacje