Jak skutecznie odchudzić firmę? Podstawy lean management

Jednym z najnowocześniejszych modeli zarządzania firmą jest lean management. Co oznacza ten termin i jakie są najważniejsze założenia tej metody zarządzania? O tym przeczytasz w dzisiejszym artykule.

Jak skutecznie odchudzić firmę? Podstawy <em>lean management</em>

Co to jest lean management?

Koncepcja lean management w dosłownym tłumaczeniu oznacza „szczupłe zarządzanie”. Choć takie tłumaczenie nie brzmi zbyt poważnie i w Polsce rzadko się go używa, to trzeba przyznać, że termin dość dobrze odwzorowuje istotę tej koncepcji zarządzania. Jak pisze Andrzej Blikle, lean management jest bowiem „taką organizacją procesów produkcyjnych, usługowych i zarządczych, która usuwa z nich czynności nieprzynoszące wartości dodanej”. Inaczej mówiąc, lean management to zarządzanie poprzez redukcję marnotrawstwa, czyli wszystkich zbędnych procesów w firmie, a także maksymalne dostosowanie firmy do sytuacji na rynku i najlepsze wykorzystanie wszystkich możliwych środków, jakimi dysponuje firma. Takie „odchudzenie” firmy można osiągnąć w wyniku zmian w metodzie zarządzania, w zakresie działalności firmy, struktury organizacyjnej czy zachowań pracowników wszystkich szczebli.

Sam termin lean management pojawił się w użyciu pod koniec lat 80. XX w., ale geneza tej koncepcji zarządzania sięga lat 30. XX w. Za pionierów w tej dziedzinie uważa się inżynierów Toyoty: Sakichi Toyoda, Kiichiro Toyoda i Taiichi Ohno. Inżynierowie ci na podstawie doświadczeń wyniesionych z wizyty w fabryce Forda w Detroit postanowili usprawnić system produkcyjny swojej firmy. Nie zamierzali przeszczepiać na japoński grunt produkcji masowej Forda, ale postanowili usprawnić system Toyoty poprzez eliminację marnotrawstwa i lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów. W efekcie powstał unikalny na skalę światową System Produkcyjny Toyoty, a japońskie przedsiębiorstwo uchodzi dziś za pierwszą „odchudzoną” firmę na świecie.

W tym miejscu warto zaznaczyć jeszcze jedną rzecz – lean management nie ogranicza się wyłącznie do firm produkcyjnych. Choć ta koncepcja zarządzania ma korzenie w Toyocie, z powodzeniem stosuje się ją także w zupełnie innych branżach, np. w firmach usługowych, administracji czy służbie zdrowia.

Na czym opiera się lean management?

Lean management jako koncepcja zarządzania opiera się na trzech wzajemnie uzupełniających się filarach: planowaniu strategicznym, strukturze organizacyjnej i zdolnościach kapitału ludzkiego.

Planowanie strategiczne to planowanie zorientowane na wyznaczanie i realizację długofalowych celów organizacji. Lean management – podobnie jak kaizen – zwraca uwagę na konieczność realizacji długotrwałych celów, a nie np. krótkotrwałych zysków czy chwilowej poprawy. Planowanie strategiczne należy do najwyższego personelu – szefa, właściciela lub kadry zarządzającej.

Drugim filarem lean management jest struktura organizacyjna rozumiana jako układ stanowisk i komórek organizacyjnych w firmie. Zgodnie z zasadami lean management struktura organizacyjna musi być odpowiednio dostosowana do strategii i musi sprzyjać sprawnemu procesowi produkcyjnemu/wytwórczemu. Powinna też być maksymalnie prosta i elastyczna, żeby władze firmy mogły sprawnie podejmować decyzje i szybko reagować na zmiany.

Trzeci filar omawianej metody zarządzania to zdolność kapitału ludzkiego. Zdolność ta polega na tworzeniu nowej kultury organizacji, która sprowadza się do ciągłego doskonalenia kompetencji pracowników wszystkich szczebli oraz ulepszania procesu produkcji. Tworzenie nowej kultury ma objąć także stworzenie sprawnego przepływu informacji pomiędzy wszystkimi osobami pracującymi w firmie (zarówno w samej firmie, jak i w jej otoczeniu).

Połączenie dobrego planowania strategicznego, struktury organizacji i zdolności kapitału ludzkiego pozwala efektywnie wykorzystać wszystkie zasoby, jakie posiada firma. To z kolei pozwala osiągnąć następujące rezultaty:

  • skrócenie procesu produkcyjnego/wytwórczego,
  • usprawnienie zarządzania,
  • zbudowanie elastycznej struktury organizacyjnej w firmie
  • wprowadzenie kultury ciągłego udoskonalania biznesu,
  • wdrożenie systemu delegowania zadań wśród pracowników,
  • specjalizacja pracowników,
  • większa satysfakcja klientów.

Co wyeliminujesz dzięki lean management?

Jak już wspomnieliśmy, jednym z kluczowych założeń lean management jest eliminacja z firmy marnotrawstwa, czyli każdego elementu, który nie przynosi firmie żadnej wartości dodanej. Wyróżnia się 7 rodzajów takiego marnotrawstwa (określanych japońskim terminem muda), które należy wyeliminować. Należą do nich:

  1. Naprodukcja, czyli zbyt duży poziom produkcji, skutkujący najczęściej tym, że produkty bez potrzeby „zalegają” w magazynie.
  2. Zapasy, czyli nadmiar surowców czy materiałów potrzebnych do wytworzenia produktów firmy, które również bezproduktywnie leżą w magazynie.
  3. Błędy jakościowe, czyli wykonanie wadliwego produktu lub złe wykonanie usługi, które wywołują konieczność powtarzania tych samych procesów.
  4. Oczekiwanie, czyli po prostu marnotrawstwo czasu, które wydłuża czas produkcji ze szkodą dla firmy (jest np. oczekiwanie na surowce, narzędzia, ważne informacje).
  5. Transport, czyli zbyt długi transport wszystkiego, co jest niezbędne do wykonania produktu lub usługi.
  6. Ruch, czyli wszystkie zbędne ruchy, jakie muszą wykonywać pracownicy. Wynika na ogół ze złej organizacji pracy (np. zbyt częste przechodzenie z miejsca na miejsce, zbyt duża odległość, jaką pracownicy muszą pokonać, by sięgnąć po narzędzia itp.).
  7. Nadmiar przetwarzania, czyli wykonywanie czynności, które nie są niezbędne do wytworzenia produktu lub usługi (np. wydłużona procedura wykonania usługi lub produktu).

Dlaczego warto stosować lean management?

Podsumowując dotychczasową część artykułu można stwierdzić, że lean management prowadzi do redukcji marnotrawstwa, a w konsekwencji do efektywnego wykorzystania posiadanych zasobów. Firmy stosujące tę metodę zarządzania odnoszą z tego powodu liczne korzyści. Oto najważniejsze z nich:

  • Optymalizacja kosztów, która wynika z rozsądnej eliminacji zbędnych procesów zachodzących w firmie.
  • Usprawnienie procesu decyzyjnego będące skutkiem uproszczenia i uelastycznienia struktury organizacyjnej.
  • Zwiększenie wydajności pracowników, które jest wynikiem delegowania zadań i specjalizacji pracowników.
  • Wzrost zadowolenia klientów wynikający z procesu ciągłego usprawniania firmy, który pozwala lepiej dostosować produkty/usługi oferowane przez firmę do potrzeb klientów.
  • Wzrost przewagi konkurencyjnej firmy, który jest ogólnym rezultatem powyższych korzyści.

Ten artykuł jest jedynie wprowadzeniem w tematykę lean management. Mamy jednak nadzieję, że przekonaliśmy Cię, że stosowanie tej koncepcji pozwoli Twojej firmie zrzucić zbędne kilogramy, poprawiając tym samym jej kondycję i jakość funkcjonowania. Dlatego zachęcamy Cię, żebyś stosował reguły zarządzania lean management w swoim biznesie.

Polecana literatura:

Blikle A., Doktryna jakości, e-book dostępny na stronie internetowej: www.moznainaczej.com.pl.
Imai M, Gemba Kaizen. Zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania, Warszawa 2006.
Koncepcja Lean Management [on-line], artykuł dostępny pod adresem: http://lean-management.pl/23-lean-management/6-koncepcja-lean-management.html.

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

9 marca 2015     Modele zarządzania