Jak skutecznie realizować zadania?

Każdego dnia musimy wykonywać mnóstwo zadań. Jeśli nie znajdziemy skutecznego sposobu zarządzania nimi, to szybko możemy zostać przytłoczeni i stracimy kontrolę nad swoją pracą. Jak tego uniknąć?

Jak skutecznie realizować zadania?

Proces zarządzania strumieniem zadań

David Allen w książce Getting Things Done prezentuje proces zarządzania strumieniem zadań. Pod tym skomplikowanie brzmiącym pojęciem kryje się bardzo prosta i sprawdzona metoda zarządzania zadaniami, która pozwala na ich skuteczną realizację. Proces ten składa się z pięciu etapów, którymi są:

  1. Gromadzenie spraw absorbujących naszą uwagę
  2. Analiza znaczenia spraw
  3. Porządkowanie wyników analizy
  4. Przegląd wyników i wybór opcji działania
  5. Wykonywanie wybranych działań

W dalszej części krótko scharakteryzujemy każdy z tych etapów.

Gromadzenie spraw absorbujących uwagę

Pierwszym i podstawowym etapem procesu efektywnego zarządzania strumieniem zadań jest identyfikacja spraw, które w mniejszym lub większym stopniu angażują Twoją uwagę. Nie będziesz mógł skutecznie realizować zadań, jeśli nie będziesz pewien, że zgromadziłeś wszystkie firmowe sprawy (zarówno te najważniejsze, jakie i najbardziej błahe), które wymagają załatwienia. Współcześnie dysponujemy wieloma narzędziami, które mogą posłużyć Ci do gromadzenia spraw. Mogą to być m.in.:

  • „Skrzynki spraw wpływających”,
  • Notatniki papierowe i elektroniczne,
  • Urządzenia do rejestrowania dźwięku,
  • E-mail itp.

W tym miejscu warto dodać, że według Davida Allena powodzenie procesu gromadzenia danych będzie skuteczne wtedy, gdy spełnisz 3 warunki:

  1. Musisz wyrzucić wszystko ze swojej głowy. Narzędzia gromadzenia spraw stosuje się po to, żebyś nie musiał o nich non stop myśleć. Jeśli będziesz gromadził sprawy w swojej głowie, a nie w „pojemnikach na dane”, to proces ten będzie mniej efektywny.
  2. Musisz mieć tylko tyle „pojemników na dane”, ile jest Ci potrzebne. Zbyt wiele miejsc gromadzenia danych osłabia efektywność wykonywania zadań.
  3. Musisz regularnie opróżniać „pojemniki na dane”. Narzędzia gromadzenia danych nie mają służyć do chomikowania spraw, tylko do ich załatwienia. Dlatego musisz regularnie kontrolować sprawy, które napływają do „pojemników na dane”.

Analiza znaczenia spraw i porządkowanie wyników analizy

Autor Getting Things Done opisuje analizę i porządkowanie spraw jako dwa oddzielne etapy, ale w praktyce ciężko je od siebie oddzielić. Najogólniej mówiąc polegają one na tym, żeby podzielić absorbujące Cię sprawy na kilka kategorii. Na tym etapie musisz zatem odpowiedzieć sobie na dwa podstawowe pytania:

  1. Jaka jest istota sprawy?
  2. Czy należy z nią coś zrobić?

Pierwsze pytanie raczej nie wymaga szerszego komentarza – przed wykonaniem danego zadania trzeba określić, jaki problem trzeba rozwiązać. Natomiast odpowiedź na drugie pytanie może być brzmieć „tak” lub „nie”. Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, wówczas Allen radzi podjąć jedno z 3 działań:

  • Zrób to. Jeśli wykonanie zadania nie zajmie dłużej niż 2 minuty, najlepiej jest wykonać je od ręki.
  • Deleguj to. Gdy wykonanie zadania potrwa dłużej niż 2 minuty, a Ty nie będziesz osobą najlepszą do wykonania zadania, to zleć jego wykonanie komuś innemu.
  • Odłóż to. Jeśli wykonanie zadanie zajmie Ci dłużej niż 2 minuty, a nie możesz zlecić jego wykonania komuś innemu – wyznacz realizację tego zadania na inny termin w najbliższej przyszłości.

Jeśli natomiast dana sprawa nie wymaga natychmiastowego działania, możesz – w zależności od rodzaju sprawy – zaklasyfikować ją do jednego z trzech gatunków:

  • Śmieci, czyli sprawy, którymi nie musisz zaprzątać sobie głowy ani teraz, ani w przyszłości.

  • Inkubacja, czyli sprawy, które w danej sytuacji nie wymagają żadnego działania, ale być może w przyszłości będzie taka potrzeba. Do takich spraw może należeć m.in. otrzymany od banku e-mail z propozycją kredytu dla Twojej firmy. W tym momencie nie jesteś zainteresowany takim kredytem, ale jeśli zastanawiasz się nad nim w przeciągu najbliższych kilku miesięcy, to może warto zarchiwizować taką wiadomość.

  • Sprawy „do odniesienia się”, a zatem sprawy, do których powinieneś odnieść się w przyszłości. Przykładowo – otrzymujesz propozycję udziału w konferencji, która odbędzie się za 4 miesiące, a termin zapisów mija za 2 miesiące. Jeśli tematyka konferencji Cię zainteresowała, a teraz nie jesteś w stanie odpowiedzieć, czy będziesz w stanie wziąć w niej udział, zapisz sobie, aby dać odpowiedź za 2 miesiące.

    Przegląd spraw

    Allen twierdzi, że przegląd spraw do załatwienia jest kluczowym etapem całego procesu zarządzania strumieniem zadań. Dlatego musisz regularnie przeglądać i aktualizować listę spraw, czyli „opróżniać” i dodawać nowe zadania do wykonania. Sposób przeglądu spraw w dużej mierze zależy od Ciebie. Może to być np. sprawdzenie kalendarza, przejrzenie listy spraw do wykonania itp. Kluczem do sukcesu jest jednak regularność takiego przeglądu, czyli dokonywanie go w stałych i niezbyt długich odstępach czasowych. Allen zaleca dokonywanie takiego przeglądu co tydzień. Dlaczego? O tym przeczytasz w jednym z kolejnych artykułów.

    Wykonywanie wybranych działań

    Kulminacją procesu zarządzania strumieniem zadań jest wykonanie zadań, które tego wymagają. Kluczowe jest przy tym odpowiednie rozplanowanie zadań w czasie. Musisz umieć rozplanować, czy np. w danym dniu najpierw powinieneś omówić sprawę z kontrahentem biznesowym, a później zorganizować zebranie z pracownikami, czy może kolejność powinna być dokładnie odwrotna. Allen przedstawia 3 modele dokonywania wyborów działań, ale o nich również napiszemy w oddzielnym artykule.

    Znasz już zatem pięcioetapowy proces zarządzania strumieniem zadań. Jak już wspomnieliśmy, niektóre z tych etapów szczegółowo omówimy w oddzielnych tekstach. Mamy jednak nadzieję, że informacje zawarte w tym artykule pomogą Ci skuteczniej realizować zadania w Twojej firmie.

    Polecana literatura:

    Allen D., Getting Things Done, Gliwice 2009.

    Chcesz więcej takich inspirujących treści?

    Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
    newsletter biznesowy w Polsce!

    Redakcja

    Autor: Redakcja

    Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

16 marca 2016     Wyzwania przedsiębiorcy