Jak sprawić, żeby burza mózgów zakończyła się sukcesem

W jednym z poprzednich artykułów wspomnieliśmy o burzy mózgów jako o narzędziu pomagającym skutecznie prowadzić zebrania z pracownikami. Dzisiaj powracamy do tego tematu. W tym artykule podpowiadamy, co należy robić, żeby burza mózgów zakończyła się sukcesem.

Jak sprawić, żeby burza mózgów zakończyła się sukcesem

Czym jest burza mózgów i dlaczego warto ją stosować?

Wokół burzy mózgów zrodziło się wiele nieporozumień. Można spotkać się z opinią, że burza mózgów polega na tym, że grupa zebranych ludzi może bez opamiętania mówić wszystko, na co ma ochotę. Nic bardziej mylnego. Istotą burzy mózgów jest twórcza dyskusja grupy ludzi, mająca na celu wypracowanie jak największej liczby metod rozwiązania określonego problemu.

Wbrew pozorom burza mózgów nie jest wytworem współczesności. Opisywana metoda powstała w latach 30. XX w. Jej twórcą był Alex F. Osborn, amerykański psycholog społeczny. Osborn doszedł do wniosku, że w trakcie rozwiązywania problemów jedni ludzie łatwiej wpadają na nowe rozwiązania, a inni wolą analizować i oceniać pomysły. W związku z tym postanowił wykorzystać i jedne, i drugie osoby do rozwiązania problemu, ale podzielił zgromadzonych na dwa zespoły. Osoby bardziej pomysłowe miały za zadanie wymyślać jak największą ilość propozycji rozwiązania problemu, a ludzie o umysłach analitycznych zajmowali się oceną przedstawionych pomysłów.

W ten sposób powstała metoda rozwiązywania problemów określana jako brainstorming, czyli właśnie burza mózgów. Dzisiaj jest to metoda powszechnie stosowana w firmach na całym świecie. O jej popularności decyduje kilka zalet:

  1. Burza mózgów zwiększa szanse na rozwiązanie problemu. Często zdarza się, że człowiek godzinami próbuje znaleźć idealne rozwiązanie jakiejś sytuacji, ale nie potrafi wpaść na idealne rozwiązanie. Jeżeli jednak nad jakąś sprawą wspólnie głowi się kilka lub kilkanaście osób, to szanse na wypracowanie ciekawego rozwiązania są większe niż wtedy, gdy każdy próbuje działać w pojedynkę.
  2. Burza mózgów pozwala szerzej spojrzeć na problem. Odpowiednio dobrana grupa ludzi jest w stanie wypracować wiele różnorodnych propozycji rozwiązania postawionego zadania. Każdy człowiek ma inny typ umysłu i inny sposób postrzegania świata, więc burza mózgów pozwala spojrzeć na omawiane zagadnienie z wielu różnych punktów widzenia.
  3. Burza mózgów pobudza kreatywne myślenie. Jak już pisaliśmy, celem burzy mózgów jest znalezienie jak największej ilości pomysłów na wyjście z określonej sytuacji. Praktyka pokazała, że w czasie burzy mózgów ośmieleni uczestnicy potrafią wpadać na bardzo twórcze rozwiązania.
  4. Burza mózgów uczy współpracy w grupie. Jeśli ludzie zostają postawieni przed wspólnym problemem, to maleją „szanse” na to, że uczestnicy spotkania wdadzą się w spory personalne.

Przygotowanie burzy mózgów

Przed przystąpieniem do burzy mózgów należy poczynić odpowiednie przygotowania. Jest to bardzo ważny etap, ponieważ dobre przygotowanie może znacznie przyczynić się do sukcesu lub niepowodzenia całego przedsięwzięcia.

Na początku przygotowań trzeba dokładnie określić problem, który ma zostać rozwiązany przy pomocy burzy mózgów. Zadanie postawione przed uczestnikami musi być:

  • zrozumiałe dla wszystkich uczestników spotkania,
  • maksymalnie konkretne,
  • sformułowane w taki sposób, by dawać szanse na wygenerowanie jak największej ilości pomysłów.

W następnej kolejności należy dokonać wyboru uczestników. Wśród uczestników burzy mózgów znajdują się:

  1. Lider – osoba prowadząca całą sesję burzy mózgów. Powinna być to osoba kompetentna, doświadczona w prowadzeniu tego typu spotkań oraz mająca otwarty umysł i szacunek zespołu.
  2. Sekretarz – osoba zapisująca pomysły uczestników na tablicy oraz w odpowiednich formularzach. Sekretarz może również zgłaszać własne pomysły.
  3. Członkowie zespołu twórczego myślenia. Zespół twórczego myślenia powinien składać się z grupy od 5 do 15 osób. Andrzej Blikle radzi, żeby grupa składała się zarówno z osób mających wiedzę o danym problemie, jak i z laików, ponieważ ich spojrzenie może rzucić nowe światło na sprawę. Oczywiście ci ostatni powinni znajdować się w mniejszości. Zwykle grupy twórczego myślenia składają się z pracowników firmy, ale do udziału w burzy mózgów można też zaprosić osoby z zewnątrz. Pożądane jest, żeby lider jak najlepiej znał członków zespołu.
  4. Członkowie zespołu weryfikacji i wartościowania pomysłów. Zespół powinien składać się z kilku osób – ekspertów w danej dziedzinie i ludzi o otwartych umysłach. Do ich zadań należy ocena pomysłów zgłoszonych przez zespół twórczego myślenia. Najlepiej jest, jeżeli członkowie zespołu są zaznajomieni z możliwościami finansowymi, czasowymi i technologicznymi firmy oraz specyfiką jej funkcjonowania.

Ostatnim etapem w przygotowaniach do burzy mózgów jest wybór czasu i miejsca spotkania. Eksperci zalecają, żeby burza mózgów odbywała się w godzinach przedpołudniowych lub południowych (między godziną 10.00 a 13.00), ponieważ w tym okresie ludzie są zwykle najbardziej wydajni. Czas trwania burzy mózgów również powinien być z góry znany uczestnikom, żeby spotkanie nie przeciągało się w nieskończoność.

Miejsce sesji burzy mózgów jest w zasadzie dowolne (może odbywać się zarówno na terenie firmy, jak i poza jej siedzibą), jednak ważne jest, żeby miejsce to sprzyjało twórczemu myśleniu. Warto tutaj przywołać uwagę Rogera Fishera, Williama Ury'ego i Bruce'a Pattona, autorów książki Dochodząc do TAK. Zauważają oni, że warto posadzić uczestników obok siebie, np. w półkolu wokół tablicy. Badania psychologiczne wykazały, że ludzie siedzący naprzeciwko siebie mają tendencję do popadania w kłótnie. Natomiast ludzie siedzący obok siebie chętniej skupiają się na rozwiązaniu problemu – a o to przecież chodzi w burzy mózgów.

Pamiętaj też, żeby przed burzą mózgów odpowiednio wcześnie powiadomić o niej uczestników. Dzięki temu będą mieli więcej czasu na przemyślenie problemu, co może być bardzo pomocne w trakcie sesji.

Przebieg burzy mózgów

Nie ma jednego idealnego modelu przebiegu brainstormingu, ale burza mózgów najczęściej składa się z dwóch etapów, które Tomasz Jarus nazywa sesją generowania pomysłów oraz sesją weryfikacji i wartościowania pomysłów.

Sesja generowania pomysłów polega na tym, że lider przedstawia zebranym problem oraz zachęca sekretarza i członków zespołu twórczego myślenia do składania pomysłów na jego rozwiązanie. Członkowie zespołu w ustalonym czasie zgłaszają swoje propozycje, które sekretarz na bieżąco spisuje na tablicy i w odpowiednich formularzach. Po zakończeniu sesji pomysły członków są oceniane przez zespół weryfikacji i wartościowania pomysłów.

Proste? Teoretycznie tak, ale żeby sesja generowania pomysłów zakończyła się sukcesem, musi zostać spełnionych kilka wymogów, których trzeba przestrzegać z żelazną konsekwencją. Przestrzeganie tych reguł jest zadaniem lidera. Oto najważniejsze zasady komunikacji w trakcie sesji generowania pomysłów:

  1. Każdy pomysł jest przyjmowany i zapisywany. Czasem okazuje się, że nawet najbardziej abstrakcyjne propozycje pozwalają znaleźć rozwiązanie problemu. Przykładem takiej sytuacji jest historia rodem z firmy Blikle. Pracownicy tej firmy w czasie burzy mózgów mieli znaleźć odpowiedź na pytanie: „Jak ochronić pączki przed przestudzeniem podczas transportu w zimie?”. Jeden z pomysłów brzmiał: nałożyć im wełniane czapeczki. Jak się później okazało, na podstawie tej propozycji opracowano rozwiązanie problemu, którym było nakładanie na pojemniki z pączkami pokrowców z folii izotermicznej.
  2. Uczestnicy muszą zgłaszać się, jeśli chcą przedstawić pomysł. Dzięki temu burza mózgów nie będzie przypominać dyskusji polityków w programach publicystycznych.
  3. Niedopuszczalna jest krytyka pomysłów zgłaszanych przez uczestników. Jak zauważają autorzy książki Dochodząc do TAK, jeśli tłamsi się pomysły, które nie przemawiają do każdego, to mimowolnie zachęca się w ten sposób uczestników do proponowania tylko takich rozwiązań, których nikt nie utrąci. W takiej sytuacji grupa może pozbawić się ciekawych pomysłów, których autorzy nie przedstawią z obawy przed krytyką. Na ocenę propozycji przyjdzie czas w kolejnym etapie.
  4. Zabrania się stosowania zwrotów torpedujących. Zwroty torpedujące to sformułowania wyrażane przez krytyków cudzych pomysłów (np. „to jest nierealne”, „tego się nie da zrobić”, „to tylko teoria” itp.) Ich używanie jest niedopuszczalne, gdyż byłoby sprzeczne z regułą niekrytykowania propozycji innych uczestników.
  5. Zabrania się stosowania zwrotów autodestrukcyjnych. Zwroty autodestrukcyjne są używane przez autorów pomysłów, jeśli nie są oni przekonani o przydatności swoich propozycji (np. „nie wiem, czy to będzie dobre, ale...”, „nie jestem pewien, czy mój pomysł...”, „być może to złe rozwiązanie, ale...itp.). Tego typu sformułowania również nie mogą być używane, ponieważ ich autorzy mimowolnie skłaniają do oceny swoich pomysłów.
  6. Uczestników należy zachęcać do tego, żeby nie tylko podawali własne pomysły, ale też rozwijali i łączyli propozycje innych uczestników. Dzięki temu członkowie zespołu nie będą koncentrowali się wyłącznie na własnych pomysłach.

Drugą częścią burzy mózgów jest sesja weryfikowania i wartościowania pomysłów. Na tym etapie propozycje zgłoszone przez zespół twórczego myślenia są oceniane przez członków zespołu weryfikacji wartościowania pomysłów. W tej fazie można już powoli rezygnować z zasady niekrytykowania, jednak nawet wtedy nie warto potępiać w czambuł zaproponowanych rozwiązań. Pomysły oceniane są pod kątem realności wdrożenia, czasu potrzebnego na ich realizację czy możliwości finansowych oraz technologicznych firmy. Po ocenie najlepsze pomysły przekazuje się szefowi lub kierownictwu firmy jako propozycje do wdrożenia.W czasie sesji burzy mózgów mogą też pojawić się sytuacje, które postawią pod znakiem zapytania skuteczność sesji. Do największych przeszkód na drodze do sukcesu burzy mózgów należą:

  • dominacja jednej osoby, która może onieśmielić resztę uczestników,
  • milczenie jednej lub większej liczby osób,
  • upór kilku uczestników zebrania, którzy usiłują na siłę przeforsować własne propozycje,
  • krytykowanie pomysłów innych uczestników.

Jeżeli lider zauważy, że w trakcie burzy mózgów wystąpi któreś z poniższych zjawisk, powinien podjąć działania odpowiednie do sytuacji. Jeśli w grupie nastanie milczenie, zadaniem lidera jest zaktywizowanie członków zespołu. Natomiast w pozostałych przypadkach do jego obowiązków należy uspokojenie sytuacji. Trzeba to jednak robić bardzo dyskretnie, żeby nie urazić żadnego uczestnika.

Podsumowując, burza mózgów może być świetnym sposobem rozwiązywania problemów pod warunkiem, że jej uczestnicy będą stosować się do zasad, które przedstawiliśmy w dzisiejszym artykule. Nigdy nie ma gwarancji, że burza mózgów zakończy się powodzeniem, ale praktyka firm z całego świata pokazuje, że przestrzeganie tych reguł znacznie zwiększa szanse na końcowy sukces. Dlatego gorąco zachęcamy Cię do stosowania tej metody w Twojej firmie.

Polecana literatura:

Blikle A., Doktryna jakości, e-book dostępny na stronie internetowej www.moznainaczej.com.pl.
Fisher R., Ury W., Patton B., Dochodząc do TAK. Negocjowanie bez poddawania się, Warszawa 2013.
Jarus T., Zorganizujmy burzę mózgów..., artykuł dostępny on-line: http://www.pi.gov.pl/parp/chapter_86196.asp?soid=DC732115322844F59A4E763DD6B85F04 [dostęp dn. 2.06.2014 r.].
Urban T., Burza mózgów, artykuł dostępny on-line: http://www.polmoney.pl/tematy_glowne/edukacja/burza_mozgow/burza_mozgow.html [dostęp dn. 2.06.2014 r.].

[/member][visitor][showoffer][/visitor]

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.