Jak wybrać najlepsze opcje działania?

W jednym z poprzednich artykułów pisaliśmy, że wybór najlepszej opcji działania jest bardzo ważną rzeczą. Jak jednak wybrać taką opcję? W dzisiejszym artykule poznasz trzy modele pozwalające wybrać optymalny sposób wyboru zadań do wykonania. Ich autorem jest David Allen, autor książki Getting Things Done.

Jak wybrać najlepsze opcje działania?

Model wyboru natychmiastowych działań

Ten model działań pozwala podjąć decyzję dotyczącą tego, jakie działanie należy wykonać w danej chwili. Model wyboru natychmiastowych działań składa się z czterech kryteriów, na podstawie których można wybrać opcje działania. Należą do nich:

  1. Kontekst. Jak zauważa Allen, jeśli wybierasz zadania, które masz wykonać w danej chwili, powinieneś przede wszystkim ocenić, co możesz wykonać biorąc pod uwagę okoliczności, czyli miejsce, w którym się znajdujesz, sprzęt, jakim dysponujesz itp. Dla przykładu – jeśli w danej chwili masz do wykonania prace przy komputerze i rozmowy telefoniczne, ale akurat przebywasz w miejscu, w którym nie masz dostępu do komputera, to powinieneś w pierwszej kolejności odbyć zaplanowane rozmowy telefoniczne. Kontekst jest podstawowym kryterium wyboru działań w tym modelu.
  2. Dostępny czas. Drugim elementem jest czas, jaki możesz poświęcić na wykonanie zadania. Załóżmy, że musisz wybrać pomiędzy wykonaniem rozmów telefonicznych a pracami przy komputerze, a na wykonanie tych zadań masz pół godziny. Jeśli ocenisz, że rozmowy telefoniczne zajmą Ci mniej więcej tyle czasu, a prace przy komputerze będą trwały znacznie dłużej, to w pierwszej kolejności powinieneś zająć się rozmowami telefonicznymi.
  3. Dostępna energia. O wyborze natychmiastowych działań może też decydować energia, jaka jest potrzebna do ich wykonania. Wyjaśnijmy to na przykładzie podanym przez Allena. Autor Getting Things Done proponuje, by w chwilach „energetycznego doła” (np. pod koniec dnia, kiedy już jesteś zmęczony) wykonywać zadania niewymagające wielkiego nakładu sił fizycznych lub intelektualnych, czyli np. przeglądanie faktur, archiwizowanie służbowej skrzynki mailowej itp. Z kolei zadania wymagające większego wysiłku w miarę możliwości warto wykonywać wtedy, gdy jesteś w dobrej formie.
  4. Priorytety. To chyba najbardziej klarowne kryterium wyboru opcji działania. Wróćmy do przykładu wyboru między pracami przy komputerze a rozmowami telefonicznymi. Jeśli w danej chwili ważniejsza jest rozmowa telefoniczna (np. ma to być rozmowa z potencjalnym inwestorem), to wtedy powinieneś najpierw odbyć taką rozmowę. Jeżeli jednak praca przy komputerze ma oznaczać napisanie wniosku o dofinansowanie dla Twojej firmy, to w pierwszej kolejności powinieneś siąść do komputera, a rozmowy zostawić na później.

Model oceny codziennej pracy

Ten model pozwala zaplanować działania, jakie trzeba podjąć w ciągu danego dnia pracy. Allen dzieli zadania do wykonania w ciągu dnia na następujące grupy:

  1. Wykonywanie działań wcześniej zdefiniowanych,
  2. Wykonywanie działań pojawiających się na bieżąco,
  3. Definiowanie własnych działań, czyli ocena, czy kolejne elementy z listy działań trzeba wykonać na bieżąco, czy można zostawić je na później.

Inaczej mówiąc – w ciągu dnia będziesz musiał wykonać działania zaplanowane wcześniej, zrealizować zadania pojawiające się na bieżąco i klasyfikować działania, które trafią na Twoją listę zadań. Wydaje się to proste, ale w praktyce realizacja tego modelu może okazać się nie lada wyzwaniem. Amerykański autor twierdzi bowiem, że wiele osób bezrefleksyjnie realizuje zadania pojawiające się na bieżąco, a zaniedbuje dwie pozostałe kategorie działań. Taka sytuacja prowadzi do tego, że lista zadań do wykonania systematycznie rośnie, podobnie jak zaległości w ich realizacji. Jeśli wpadniesz w taką pułapkę, trudniej będzie Ci kontrolować swoją pracę. Dlatego autor Getting Things Done radzi, żeby zadania pojawiające się na bieżąco wykonywać od ręki tylko wtedy, gdy są one ważniejsze od zadań zaplanowanych do wykonania.

Model przeglądu własnej pracy

Ostatni model wyboru najlepszych opcji działań pozwala Ci zdefiniować, na czym tak naprawdę polega Twoja praca. Według Allena można to definiować na sześciu poziomach, które amerykański autor porównuje do przestrzeni powietrznej. Oto sześć odmiennych perspektyw, z których możesz definiować swoją pracę:

  1. Poziom pasa startowego – bieżące działania. Na tym poziomie definiujesz działania, które musisz wykonywać na bieżąco,np. rozmowy telefoniczne, odpisanie na e-maile itp.
  2. Poziom 3000 metrów – bieżące projekty. Na tym poziomie określasz działania, które trzeba wykonać w ramach otwartych krótkoterminowych projektów. Do takich projektów może należeć np. otwarcie nowego działu w Twojej firmie, a wśród działań koniecznych do wykonania takiego projektu mogą być np. zatrudnienie nowych pracowników, uruchomienie procesu rekrutacyjnego, utworzenie stanowisk pracy dla świeżo zatrudnionych osób, zakup niezbędnego sprzętu itp.
  3. Poziom 6000 metrów – zakresy odpowiedzialności. Ten poziom polega na określeniu zakresu obowiązków, za które jesteś odpowiedzialny. Może być to np. obsługa klienta, planowanie strategiczne, zarządzanie ludźmi, kontrola procesów zachodzących w firmie itp.
  4. Poziom 9000 metrów – cele roczne i dwuletnie. Ten poziom definiowania własnej pracy polega na wyznaczaniu celów, jakie chciałbyś, aby Twoja firma osiągnęła w perspektywie roku lub dwóch. Kiedy zdefiniujesz takie cele, łatwiej Ci będzie określić działania, jakie trzeba podjąć, aby móc osiągnąć te cele.
  5. Poziom 12000 metrów to wizje w perspektywie od trzech do pięciu lat. Na tym poziomie musisz sobie odpowiedzieć na pytania: jak widzę swoją firmę za kilka lat i co trzeba zrobić, żeby ta wizja się spełniła. W tej perspektywie musisz pomyśleć o takich elementach jak strategie organizacyjne czy trendy na rynku.
  6. Poziom powyżej 15000 metrów – wizje na całe życie. Na tym poziomie musisz określić sens swojej pracy, a zatem – jak pisze Allen – „pierwotny cel wszystkich działań”.

Chyba większość z nas ma zaplanowanych więcej zadań, niż jest w stanie wykonać. Jednak dobry wybór opcji działania sprawi, że będziesz mógł efektywniej zarządzać swoimi zadaniami. Mamy nadzieję, że informacje z tego artykułu pomogą Ci wybierać tylko najlepsze opcje działania.

Polecana literatura:

Allen D., Getting Things Done, Gliwice 2009.

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

6 czerwca 2016     Wyzwania przedsiębiorcy