Jak zaplanować rekrutację?

Amerykański trener biznesu Brian Tracy w książce Sztuka zatrudniania najlepszych przytacza zasadę 10/90. W myśl tej zasady pierwsze 10% czasu poświęconego na planowanie rekrutacji pozwala oszczędzić 90% czasu i wysiłku potrzebnego na podjęcie prawidłowej decyzji kadrowej. Dobre rozplanowanie rekrutacji może więc w bardzo dużym stopniu przyczynić się do jej powodzenia.

Jak zaplanować rekrutację?

Jak zatem zaplanować proces rekrutacji? Według amerykańskiego autora osoba poszukująca pracowników jeszcze przed ogłoszeniem naboru powinna określić dwie rzeczy: dokładnie scharakteryzować istotę stanowiska pracy i stworzyć profil idealnego kandydata.

Etap 1: opis stanowiska pracy

Według Tracy'ego opis stanowiska powinien składać się z trzech części. Pierwsza z nich powinna dotyczyć wyników kandydata na danym stanowisku. Musisz wiedzieć, czego oczekujesz od pracownika na stanowisku, które obejmie. Niekoniecznie chodzi tu o wyniki rozumiane jako dzienną sprzedaż na poziomie takim a takim. Musisz jednak dokładnie określić, jakie pozytywne skutki dla Twojej firmy ma przynieść praca nowej osoby.

Druga część opisu stanowiska pracy powinna precyzować, jakie umiejętności powinien mieć kandydat, żeby osiągnąć opisane wyniki. Jak zauważa Tracy, istnieją dwa podejścia do umiejętności kandydatów. Pierwsze z nich polega na zatrudnianiu osób, które już wykazały się pożądanymi umiejętnościami w swojej karierze zawodowej. Z kolei druga szkoła zakłada zatrudnianie pracowników, którzy jeszcze nie mają udokumentowanych umiejętności, ale mają interesującą osobowość i zapał do pracy, co z kolei daje nadzieję na to, że szybko zdobędą niezbędne kompetencje. Tracy zaleca pierwsze podejście, ale wyszkolenie sobie pracownika od podstaw też może okazać się bardzo skuteczne. Wiele zależy też od charakteru pracy, jaką ma wykonywać nowo zatrudniony pracownik.

Ostatnia, trzecia część opisu stanowiska powinna według amerykańskiego autora charakteryzować cechy osobowościowe, jakie są konieczne do pracy na danym stanowisku. Niektórzy przedsiębiorcy nie doceniają znaczenia cech osobowościowych kandydatów, ale nie jest to dobre podejście, bo na niektórych stanowiskach typ osobowości człowieka jest równie ważny co jego kompetencje. Dla przykładu: w dziale obsługi klienta z pewnością nie powinni pracować cholerycy. Warto w tym miejscu przytoczyć jeszcze jedną radę Tracy'ego: bardzo ostrożnie podchodź do ludzi, którzy mają negatywne nastawienie do życia, czyli osób marudnych, zrzędów itp. Takie osoby mogą być niestrawne dla pozostałych pracowników i sprawiać wiele problemów.

Kiedy już określisz powyższe parametry, zastanów się, czy zakres wymagań związanych ze stanowiskiem pracy jest możliwy do zrealizowania przez jedną osobę. Jest to istotne, ponieważ gdy postawisz poprzeczkę zbyt wysoko, możesz nie znaleźć nikogo, kto spełnia Twoje oczekiwania. Wymagania związane ze stanowiskiem pracy muszą być realistyczne, dlatego twórz je z myślą o tym, że w Twojej firmie mają pracować ludzie, a nie roboty.

Etap 2: opis idealnego kandydata

Drugim etapem planowania procesu rekrutacji jest stworzenie profilu idealnego kandydata, jakiego widziałbyś na danym stanowisku. Tracy proponuje zrobić to przy pomocy dwóch list. Pierwsza z nich zawiera opis idealnej osoby. Na tym etapie określasz wymarzonego człowieka, jakiego widziałbyś na danym stanowisku. Kiedy już zrobisz tę listę, możesz pokazać ją pracownikom, którzy mają współpracować z nowo zatrudnioną osobą. Kiedy współpracownicy dorzucą do tej listy swoje punkty, wspólnie poszeregujcie je według ważności. W ten sposób stworzycie listę najważniejszych wymogów, jakie powinna spełniać idealna osoba na danym stanowisku.

Druga lista powinna dotyczyć zakresu obowiązków pracownika na stanowisku, które ma objąć. Musisz określić, jakie zadania ma wykonywać nowa osoba. Na własne potrzeby możesz stworzyć listę wszystkich zadań, jakie nowy pracownik będzie wykonywał od poniedziałku do piątku w godzinach pracy. Określ zakres obowiązków maksymalnie dokładnie, bo jeśli cokolwiek pominiesz, możesz zatrudnić niewłaściwe osoby.

Kiedy już stworzysz te listy, ustal priorytety na każdej z nich. Tracy proponuje podzielić wymogi wobec kandydata na niezbędne i pożądane, a następnie uszeregować je według ważności. Dlaczego taki podział jest istotny? Ponieważ niektóre wymagania są niezbędne, żeby kandydat mógł osiągnąć oczekiwane od niego wyniki. Inne wymogi już nie są niezbędne, choć ich spełnienie też byłoby mile widziane. Na przykład posiadanie prawa jazdy jest niezbędne, jeśli kandydat ubiega się o posadę kierowcy, ale jeśli rekrutacja dotyczy stanowiska księgowego, to kandydat niekoniecznie musi mieć prawo jazdy, żeby dobrze wypełnić swoje obowiązki.

Dlaczego warto dobrze zaplanować rekrutację?

O tym, jak ważne jest dobre zaplanowanie rekrutacji, może świadczyć historia opisana w Sztuce zatrudniania najlepszych. Tracy zatrudnił kiedyś do swojej firmy kobietę, która po 2 tygodniach pracy załamała się i złożyła wypowiedzenie. Było to o tyle dziwne, że w poprzednich firmach kobieta była doskonała w swojej branży. Dlaczego zatem nie sprawdziła się w firmie Tracy'ego?

Jak się okazuje, przyczyną było niedokładne określenie zakresu obowiązków na stanowisku, które zajmowała ta kobieta. Pracowniczka zajmowała się bowiem obsługą budżetów klientów, ale w poprzednich firmach obsługiwała klientów, których firma już wcześniej pozyskała. Natomiast w nowej firmie miała sama szukać nowych klientów, czego Tracy i jego współpracownicy nie zaznaczyli wyraźnie w trakcie rekrutacji, ponieważ wydawało im się oczywiste, że osoba aplikująca na to stanowisko musi zdawać sobie sprawę z tego, że pozyskiwanie klientów będzie należeć do jej obowiązków. To z pozoru drobne niedopowiedzenie skończyło się tym, że pracowniczkę obsadzono w nieodpowiedniej roli, co miało katastrofalny skutek zarówno dla niej samej, jak i dla firmy.

Jak widzisz, dbałość o szczegóły przy planowaniu rekrutacji pozwoli Ci zabezpieczyć się przed błędnymi decyzjami kadrowymi. Poza tym podjęcie działań opisanych w tym artykule pozwoli Ci lepiej sformułować ogłoszenie o pracę (w ten sposób zwiększysz prawdopodobieństwo, że na dane stanowisko nie będą aplikować przypadkowe osoby), a także pomoże Ci lepiej przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, bo będziesz wiedział, na co zwracać uwagę u poszczególnych kandydatów. Mamy więc nadzieję, że przekonaliśmy Cię do tego, że warto poświęcić swój czas na dobre zaplanowanie rekrutacji.

Polecana literatura:

Tracy B., Sztuka zatrudniania najlepszych, Warszawa 2006.

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

4 marca 2016     Rekrutacja i budowa zespołu