Jak zorganizować pracę w biurze?

Praca w biurze wymaga dobrej organizacji. Odpowiednie zorganizowanie dnia pracy w biurze sprawi, że praca będzie lżejsza i bardziej efektywna. Jak dobrze zorganizować pracę w biurze? O tym przeczytasz w dzisiejszym artykule. Zapraszamy do lektury!

Jak zorganizować pracę w biurze?

Plan zadań

Wiele osób wciąż nie docenia tego, jak wielkie znaczenie dla jakości pracy ma planowanie zadań. To duży błąd, ponieważ dobry plan jest podstawą organizacji pracy w biurze. Dlaczego?

Najprościej mówiąc, jeśli odpowiednio zaplanujesz dzień, Twoja praca stanie się łatwiejsza. Dzięki planowaniu nie będziesz tracił czasu i energii na zastanawianie się, od czego zacząć pracę, a pamięć będzie mniej obciążona. Zaplanowanie dnia pomaga też lepiej kontrolować własne działania. Planowanie wpływa nie tylko na jakość, ale i na czas pracy – podobno wystarczy poświęcić tylko 1% dziennego czasu pracy na planowanie, żeby zaoszczędzić godzinę w pracy.

Plan zadań na każdy dzień powinien składać się z takich elementów jak:

  • cele – rezultaty, jakie chcesz osiągnąć w danym okresie;
  • zadania – lista czynności, dzięki którym będziesz mógł osiągnąć cele;
  • priorytety – określenie, które z tych zadań są najważniejsze;
  • czas potrzebny na realizację każdego z zadań;
  • termin  zakończenia – orientacyjny termin wykonania zadania.

Przy planowaniu warto też stosować regułę 60:40. Reguła 60:40 oznacza, że należy planować 60% czasu pracy, a pozostałe 40% zostawić sobie w zapasie na rzeczy nieplanowane (np. dodatkowe spotkania czy opóźnienia w realizacji zaplanowanych zadań). Taka elastyczność zapewni Ci większą swobodę w realizacji poszczególnych zadań. W miarę możliwości proponujemy też grupować zadania. Jeśli np. połowę Twojego dnia pracy stanowią spotkania z kontrahentami, staraj się układać plan dnia tak, żeby spotkania odbyć w jednej połowie dnia, a drugą poświęcić na inne zajęcia. Grupowanie zadań sprzyja koncentracji w pracy. Oprócz planów dziennych warto też tworzyć długoterminowe plany działania, np. tygodniowe czy miesięczne. Takie rozwiązanie uczy myślenia długofalowego i pozwala lepiej dostosować dzienny plan zadań do harmonogramu tygodniowego czy miesięcznego.

Przy tworzeniu planu zadań (niezależnie od horyzontu czasowego) warto też spisywać poszczególne zadania. Jeśli przelejesz swój plan działania na papier, odciążysz swój umysł i zmniejszysz ryzyko tego, że zapomnisz o wykonaniu jakiegoś zadania. Możesz to robić zarówno w zwykłym kalendarzu (papierowym lub elektronicznym), jak i w programie komputerowym. Technika jest jednak sprawą drugorzędną – najważniejsze jest, żeby w ogóle spisać poszczególne zadania.

Zaufaj własnej fizjologii

Kiedy będziesz tworzył plan zadania, weź pod uwagę także to, że warto dostosować zadania do fizjologii człowieka. Każdy człowiek ma swój biologiczny rytm dnia, z którym nie warto walczyć. Można natomiast zaplanować dzień tak, żeby dostosować dzień pracy do swojego organizmu. Jak tego dokonać?

Pierwszą rzeczą, na którą powinieneś zwrócić uwagę, jest dopasowanie zadań do pory dnia. Ludzka wydajność nie utrzymuje się na stałym poziomie przez cały dzień. W większości przypadków człowiek jest najbardziej wydajny ok. 10.00–11.00 rano. W ciągu kolejnych 3 godzin wydajność spada o mniej więcej połowę, a następnie od 14.00 do 18.00 utrzymuje się na nieco wyższym poziomie. Drastyczny spadek wydajności zaczyna się ok. 21.00–22.00.

Nie musi to być jednak regułą, bo każdy człowiek ma inny organizm. Pod tym względem ludzie dzielą się na tzw. skowronki i sowy. Jak nietrudno zgadnąć, skowronki lepiej koncentrują się rano, a sowy – po południu i wieczorem. Zachęcamy Cię, żebyś poznał własny organizm i planował dzień tak, żeby najtrudniejsze lub najbardziej czasochłonne zadania wykonywać w najdogodniejszej porze, a mniej wymagające prace zostawić na resztę dnia.

Bardzo ważne jest też, żeby w trakcie pracy robić przerwy. Nikt nie jest w stanie skupić się przez cały dzień, a praca bez żadnych przerw znacznie osłabia jakość wykonywanych zadań. Dlatego po dłuższym okresie pracy (np. po godzinie) zrób sobie kilka-czy kilkanaście minut przerwy. Po takim odpoczynku wrócisz do swoich obowiązków z nową energią i świeższym umysłem.

Walcz z rozpraszaczami

Chyba każdemu z nas zdarza się w pracy ulec tzw. rozpraszaczom, czyli zaglądać na Facebooka, sprawdzać pocztę internetową, przeglądać wiadomości, oglądać filmiki na YouTubie, czytać SMS-y itp. Często jest nam nawet trudno dostrzec, że ulegamy rozpraszaczom – wydaje się, że dwie minutki na przejrzenie wiadomości czy sprawdzenie poczty nie mają żadnego wpływu na jakość i tempo pracy. Dwie minutki rzeczywiście nie mają, ale jeśli zliczymy te wszystkie „dwie minutki”, to okaże się, że na rozpraszacze poświęcamy nawet godzinę dziennego czasu pracy.

Ludzie próbowali radzić sobie z rozpraszaczami na różne sposoby. W latach 20. XX w. wymyślono nawet specjalny izolator – hełm przypominający maskę przeciwgazową, z rurą podłączoną do butli z tlenem. Obecnie istnieją inne, znacznie bardziej skuteczne metody zwalczania rozpraszaczy. Są to m.in.:

  • blokada „wciągających” stron internetowych,
  • odbieranie poczty elektronicznej tylko określoną ilość razy w ciągu dnia,
  • wyciszenie telefonów komórkowych,
  • nakładanie słuchawek na uszy (dzięki temu gaduły rzadziej rozpoczną z Tobą rozmowę o błahych sprawach),
  • wywieszanie na drzwiach kartki z napisem: „Nie wchodzić” itd.

Oczywiście doceniamy wszystkie te metody, bo każdy sposób walki z rozpraszaczami jest dobry. Musisz jednak wiedzieć, że wszystkie powyższe techniki zawiodą, jeśli nie będziesz miał w sobie jednej cechy niezbędnej do zachowania koncentracji – samodyscypliny. Każda, nawet najlepsza metoda wzmożenia koncentracji zadziała tylko wtedy, gdy będziesz miał silną wolę, żeby ją stosować.

Utrzymuj porządek na biurku

To kolejny ważny, choć niedoceniany element wpływający na dobrą organizację pracy biurowej. Porządek na biurku jest potrzebny z kilku powodów.

  • Porządek na biurku sprzyja koncentracji. Jeśli wokół Ciebie będą znajdować się tylko przedmioty niezbędne Ci do pracy, będziesz mógł lepiej skupić się na wykonywanych zadaniach.
  • Porządne biurko to więcej przestrzeni. Praca na zagraconym biurku znacznie osłabia komfort pracy.
  • Biurko jest Twoją wizytówką, a nie tylko miejscem pracy. Być może dla Ciebie nie jest to ważne, ale dla klienta bardzo często liczy się pierwsze wrażenie. Domyślasz się chyba, że jeśli na Twoim biurku będą piętrzyć się dokumenty i klient będzie miał przez to problem z nawiązaniem z Tobą kontaktu wzrokowego, to pierwsze wrażenie raczej nie będzie najlepsze.

Jak utrzymać porządek na biurku? Wystarczy przestrzegać 4 podstawowych zasad.

  1. Usuń z biurka niepotrzebne przedmioty. Na biurku powinny znajdować się wyłącznie te rzeczy, które są Ci potrzebne w danym momencie do pracy. Wszystkie inne przedmioty tylko niepotrzebnie rozpraszają uwagę i odciągają Twoje myśli od wykonywanego zadania.
  2. Podziel biurko na trzy strefy. Pierwszą strefą jest strefa natychmiastowego dostępu. Tak jak pisaliśmy w artykule o ergonomii w biurze, powinny się w niej znajdować przedmioty, które są Ci niezbędne do pracy (sprzęt, dokumenty, długopisy itp.). Z kolei w strefie, do której masz dostęp na siedząco powinny znaleźć się przedmioty, które są potrzebne do realizacji bieżących zadań, do których jednak sięgasz rzadziej. Ostatnią strefą jest strefa, do której trzeba wstać z krzesła. Powinny do niej trafić przedmioty, z których korzystasz najrzadziej.
  3. Ułóż przedmioty na biurku tak, żeby przestrzeń była jak największa. Dzięki temu będziesz mógł mieć pod ręką przedmioty, które są Ci potrzebne do pracy oraz zapewnisz sobie większy komfort pracy.

Podsumowując: dobrze planuj zadania, dopasuj dzień pracy do swojej fizjologii, zwalczaj rozpraszacze i utrzymuj porządek na biurku. Dzięki temu Twoja praca w biurze będzie jeszcze bardziej owocna i znacznie łatwiejsza!

Polecane artykuły:

M. Znajmiecka-Sikora, Planowanie zadań czyli jak właściwie zorganizować dzień pracy [on-line], artykuł dostępny pod adresem: http://www.cedego.pl/czytelnia2.php?id=46 [dostęp dn. 30.07.2014 r.].
Organizacja pracy: Biuro [on-line], artykuł dostępny pod adresem: http://produktywnie.pl/1462/organizacja-pracy-biuro/ [dostęp dn. 30.07.2014 r.].

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

20 sierpnia 2014     Logistyka i kwestie techniczne