Księga Standardów - dlaczego jej potrzebujesz i jak ją stworzyć?

Psychologowie udowodnili, że szansa na zapamiętanie i realizację standardów przez pracowników wzrastają, jeśli są one spisane. Dlatego też bardzo dobrym narzędziem pomocniczym w procesie opracowywania procedur jest Księga Standardów (lub Księga Procedur). Z tego artykułu dowiesz się, czym w ogóle jest Księga Standardów, co się na nią składa oraz jak ją stosować w praktyce.

Księga Standardów - dlaczego jej potrzebujesz i jak ją stworzyć?

Co to jest Księga Standardów?

Księga Standardów jest zbiorem dokumentów, w których zamieszczone są opisy produktów wytwarzanych w firmie, sposoby ich produkcji oraz regulaminy postępowania w poszczególnych sytuacjach. Tych dokumentów może być bardzo dużo – w zależności od wielkości przedsiębiorstwa od kilku do kilkuset tysięcy. Istotne jest przy tym, że Księga Standardów nie jest trwałym bytem, ponieważ jakakolwiek zmiana jakościowa w firmie może (a czasem wręcz musi) pociągnąć za sobą zmianę asortymentu, sposobu wytwarzania czy wzoru postępowania – słowem: zmianę standardów. Dlatego musisz mieć na uwadze fakt, że Księgę Standardów trzeba modyfikować niemal równie często, co udoskonalać procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.

Co zawiera Księga Standardów?

Najprostszy podział dokumentów najczęściej znajdujących się w Księdze Standardów, to podział na standardy i dokumenty zarządzania księgą.

Standardy to wszelkie dokumenty, w których opisane jest funkcjonowanie firmy. Andrzej Blikle wyróżnia 11 rodzajów standardów. Należą do nich:

  1. instrukcja – dokument, w którym scharakteryzowane są reguły wykonywania złożonych czynności (np. Instrukcja składania zamówienia w hurtowni);
  2. procedura – specyficzna instrukcja, zawierająca informacje, jak wykonywać złożoną czynność krok po kroku (np. Procedura dodawania nowych treści na stronę internetową);
  3. podręcznik – instrukcja opisująca duże grupy czynności (np. „Podręcznik programisty”);
  4. regulamin – dokument zawierający opis zasad postępowania w przedstawionych sytuacjach oraz prawa i obowiązki grupy osób w tych sytuacjach (np. Regulamin BHP); regulamin nie opisuje jednak żadnych czynności;
  5. zakres obowiązków i uprawnień – charakterystyka wszystkich obowiązków i uprawnień osób zajmujących określone stanowisko pracy (np. Zakres obowiązków i uprawnień inspektora nadzoru);
  6. kanon – dokument przedstawiający ogólne zasady zarządzania, jakie obowiązują w firmie (np. Zasady organizacyjne w firmie X);
  7. wzorzec – przykładowa treść i forma redakcyjna określonego standardu (np. Wzorzec instrukcji);
  8. dokumentacja technologiczna – dokument zawierający ważne informacje techniczne odnoszące się do produktów wytwarzanych przez firmę;
  9. spis – wykaz treści z określonej kategorii (np. Spis regulaminów);
  10. słownik – lista pojęć i definicji zawartych w Księdze Standardów;
  11. karta opisu – dokument zawierający opis złożonego przedmiotu (np. Paszport produktu).

Spotykany jest też podział standardów na systemowe i operacyjne. Standardy systemowe dotyczą zarządzania firmą i jakością, a standardy operacyjne odnoszą się do konkretnych procesów zachodzących w firmie.

Natomiast dokumenty zarządzania Księgą Standardów to wszystkie pozostałe dokumenty, które znajdują się w Księdze Standardów, ale nie są standardami. Mają one na celu ułatwienie posługiwania się standardami i Księgą Standardów. Do takich dokumentów należą np. Dziennik Księgi Standardów czy Słownik Księgi Standardów, zawierający definicje wszystkich terminów, które pojawiły się w Księdze, zamieszczone w porządku alfabetycznym bez podziału na kategorie.

Pamiętaj także, że standardem są również takie elementy jak budowa dokumentu (a więc układ tekstu, czcionka, forma graficzna i język dokumentu) czy nazwa pliku komputerowego, w którym zapisany jest każdy dokument znajdujący się w Księdze Standardu. Zapisywanie każdego dokumentu inną czcionką czy w innym języku jest po prostu nieprofesjonalne – trudno oczekiwać, że pracownicy będą poważnie podchodzili do standardów, jeżeli dokument, w którym są one zapisane, nie ma formy standardu.

Jak dodawać standardy do Księgi Standardów?

Jak już wspomnieliśmy, Księga Standardów wymaga systematycznej modyfikacji, czyli dodawania nowych standardów, aktualizacji istniejących procedur lub usunięcia wadliwych standardów. Jednak tworzenie i modyfikowanie standardów też jest procedurą. Proces ten w każdym przedsiębiorstwie może wyglądać inaczej, ale schemat powinien być podobny.

W pierwszej kolejności inicjator (lub inicjatorzy) standardu przygotowują wstępny opis swojej inicjatywy. Może ona dotyczyć propozycji wprowadzenia, ulepszenia lub usunięcia standardu. Następnie inicjatorzy powołują ze swojego grona koordynatora inicjatywy, który odpowiada za koordynację prac związanych z powstaniem standardu. W dalszej kolejności koordynator inicjatywy zgłasza inicjatywę właścicielom procesów (czyli osobom odpowiedzialnym merytorycznie za procesy, których dotyczy standard; jeżeli standard dotyczy dwóch lub więcej procesów, to ich właściciele muszą wybrać spośród siebie właściciela koordynatora). Projekt otrzymuje także Strażnik Księgi Standardów (osoba zarządzająca Księgą i odpowiedzialna za poprawność zawartych w niej dokumentów), który odnotowuje to w Dzienniku Księgi Standardów. Po wstępnym zatwierdzeniu przez właściciela procesu, koordynator inicjatywy przygotowuje projekt nowego standardu, modyfikacji istniejącego standardu lub usunięcia jakiegoś standardu.

Kiedy projekt już powstanie, jest on wysyłany osobom zainteresowanym, czyli inicjatorom, właścicielom procesów i pracownikom zobowiązanym do przestrzegania tego standardu w celu ustalenia ostatecznej treści dokumentu. Jeśli tak uzgodniony projekt uzyska aprobatę właściciela koordynatora, zostaje on przyjęty. Następnie tekst standardu trafia do Strażnika Księgi Standardów, który ocenia projekt pod kątem merytorycznym i językowym oraz nanosi ewentualne poprawki (w porozumieniu z koordynatorem inicjatywy i właścicielem koordynatorem). W ostatnim kroku Strażnik Księgi Standardów umieszcza dokument w Księdze Standardów, odnotowując to w Dzienniku Księgi Standardów.

Każdy dokument trafiający do Księgi Standardów powinien też być zatwierdzony przez trzy osoby: autora dokumentu, osobę sprawdzającą dokument i osobę zatwierdzającą dokument. Ich podpisy powinny znaleźć się na stronie tytułowej każdego dokumentu. Pamiętaj także, że pierwsza wersja standardu zawsze nosi numer 1, a następne wersje otrzymują dalsze numery.

Jak zarządzać Księgą Standardów?

Jak już wspomnieliśmy, Księga Procedur jest bardzo obszerna. Jak zatem zarządzać księgą, żeby nie sprowadzić jej do roli opasłego tomiszcza, którego nikt nigdy nie przeczyta? Rady Andrzeja Bliklego w tej kwestii są następujące:

  1. Dokumenty zamieszczone w księdze muszą być powszechnie dostępne na każdym stanowisku pracy, którego dotyczą. Dzięki temu pracownicy będą mieli dostęp do dokumentów bez konieczności kartkowania setek lub tysięcy stron.
  2. Przy aktualizacji Księgi Standardów należy pamiętać o usunięciu poprzedniego brzmienia tekstu. Nigdy nie mogą funkcjonować dwie różne wersje tego samego dokumentu w tym samym czasie. Jest to zadanie Strażnika Księgi Standardów.
  3. Standardem jest też forma dokumentów (np. układ graficzny, czcionka, format zapisu itp.). Jeśli dokumenty z Księgi Standardów będą miały jednolitą formę, łatwiejsze stanie się zarówno ich tworzenie i aktualizacja, jak też korzystanie z nich.

Oczywiście nie ma jednego modelu Księgi Standardów, który pasowałby do każdego przedsiębiorstwa. Każda branża ma bowiem swoją specyfikę, a w różnych firmach procesy prowadzące do powstania tego samego produktu mogą być zupełnie inne. Nie możemy zatem podać Ci przepisu na Księgę Procedur, ale gorąco zachęcamy Cię do stworzenia własnej księgi. Może to być praca mozolna i czasochłonna, ale dzięki Księdze łatwiej będzie Ci zarządzać firmą i pracownikami.

Polecana literatura:

Blikle A., Doktryna jakości, e-book dostępny na stronie internetowej www.moznainaczej.com.pl.

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

28 maja 2014     Procedury