Małymi kroczkami do perfekcyjnego biznesu. Podstawy zarządzania według metody kaizen

Wielu ludziom wydaje się, że rozwój biznesu wymaga olbrzymich pieniędzy i rewolucyjnych zmian. Można jednak rozwinąć firmę bez konieczności ponoszenia wielkich nakładów finansowych i wprowadzania spektakularnych innowacji. Jak tego dokonać? O tym przeczytasz w dzisiejszym artykule, w którym opisujemy podstawy zarządzania według metody kaizen.

Małymi kroczkami do perfekcyjnego biznesu. Podstawy zarządzania według metody kaizen

Co to jest kaizen?

Termin kaizen został spopularyzowany w 1986 r., kiedy ukazała się książka Masaakiego Imai Kaizen: Klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii. W języku japońskim kaizen oznacza ciągłe doskonalenie kierowników i pracowników, które odbywa się przy niskich kosztach. Współcześnie pod pojęciem kaizen rozumie się właśnie metodę zarządzania w oparciu o niskie koszty i ciągłe doskonalenie (tak definiuje kaizen m.in. oksfordzki słownik języka angielskiego).

Wspomniany Imai proponuje szerszą definicję tego terminu. Jego zdaniem kaizen oznacza koncepcję, w myśl której całe ludzkie życie (i zawodowe, i prywatne) podlega ciągłemu doskonaleniu. Imai podkreśla zatem uniwersalność kaizen, który odnosi się zarówno do sposobu zarządzania firmą, jak i do stylu życia.

Taka definicja pozwala zrozumieć, dlaczego kaizen tak dobrze przyjął się w Japonii i przyczynił się do wielkiego sukcesu firm z tego kraju. Z dużym prawdopodobieństwem można stwierdzić, że stało się tak dlatego, że Japończycy praktykują styl życia bardzo podobny do kaizen. W tym miejscu warto jednak powtórzyć za japońskim autorem, że choć kaizen kojarzy się głównie z firmami z Kraju Kwitnącej Wiśni, to jest on stosowany przez przedsiębiorców na całym świecie – wśród organizacji stosujących kaizen są m.in. Walt Disney World, Siemens czy Leyland Trucks.

Zarządzanie według kaizen

Jak zauważa Imai, zarządzanie według koncepcji kaizen opiera się na dwóch podstawowych zasadach, którymi są utrzymanie i doskonalenie standardów. Utrzymanie standardów sprowadza się do utrzymania aktualnego poziomu procedur, technologii i zarządzania. Natomiast doskonalenie standardów odbywa się drogą małych, stopniowych usprawnień. Warto w tym miejscu przypomnieć, że ta ostatnia cecha kaizen jest podstawową różnicą pomiędzy zachodnim a japońskim stylem zarządzania. Według zachodniej szkoły zarządzania zmiany w firmie powinny odbywać się wskutek innowacji, czyli przełomowych zmian przynoszących szybkie skutki. Natomiast w myśl koncepcji kaizen zmiany w biznesie powinny następować w drodze małych, stopniowych, ale za to ciągłych udoskonaleń.

Kaizen nastawia się zatem na doskonalenie biznesu poprzez nieustające, drobne udoskonalenia, które mają przynieść trwałe i długofalowe rezultaty. To z kolei wymaga ciągłego doskonalenia umiejętności pracowników i właścicieli firm zarządzanych według metody kaizen. Takie podejście do zarządzania ma jedną zasadniczą zaletę – pozwala udoskonalić biznes niewielkimi kosztami, co jest niemal niemożliwe w przypadku innowacji, które często wymagają olbrzymich nakładów finansowych.

Myślenie procesowe

Kolejnym elementem metody kaizen jest myślenie procesowe. Oznacza to, że firma zarządzana według kaizen jest nastawiona na proces, a nie na wynik. To diametralnie inne podejście niż w przedsiębiorstwach zarządzanych według zachodniej szkoły zarządzania. Firmy na Zachodzie często zorientowane są na wynik, co ma swoje przełożenie na sposób zarządzania – w wielu zachodnich firmach wciąż stosuje się przestarzałe metody zarządzania, takie jak wielokrotnie krytykowana na naszym portalu metoda kija i marchewki.

Myślenie procesowe jest całkowitym przeciwieństwem. Jak pisze Imai, w kaizen uważa się bowiem, że jeśli poprawi się proces, to poprawi się też wynik, natomiast zły wynik jest konsekwencją złego procesu. Dlatego kaizen kładzie nacisk na usprawnianie procesów w firmie, dzięki czemu automatycznie poprawią się też wyniki osiągane przez firmę.

Cykl PDCA/SDCA

Jednym z charakterystycznych narzędzi w firmach stosujących metodę kaizen jest cykl PDCA lub SDCA. Ten cykl stosuje się przy wdrażaniu nowych procesów lub strategii w firmie oraz standaryzowaniu tych procesów. Cykl PDCA składa się z 4 etapów:

  1. Planuj. Ten etap polega na odnalezieniu procesu, który wymaga poprawy, oraz opracowaniu działań, które mają doprowadzić do poprawy.
  2. Rób. Na tym etapie po prostu wdraża się zaplanowane działania.
  3. Sprawdź. Trzecim etapem cyklu PDCA jest sprawdzanie, czy dane rozwiązania są właściwie wdrażane i czy przynoszą zakładane skutki.
  4. Działaj. Czwartym etapem cyklu PDCA jest regularne wykonywanie wdrożonych w ten sposób procesów. Dzięki temu można uniknąć poprzednich problemów lub znaleźć nowe obszary do poprawy.

Wielokrotnie powtarzana dobra praktyka w firmie staje się standardem. Wtedy możemy mówić o cyklu SDCA, którego pierwszy etap brzmi: „Standaryzuj”. Różnica między cyklami SDCA i PDCA jest więc następująca: cykl SDCA pozwala standaryzować procesy zachodzące w firmie, a cykl PDCA pozwala je usprawniać i wprowadzać nowe procesy.

Jakość jest najważniejsza

Kaizen zakłada, że w każdym aspekcie funkcjonowania firmy najważniejsza jest jakość. Chodzi tu zarówno o jakość końcowego produktu lub usługi oferowanej klientowi, jak też o jakość wszystkich procesów prowadzących do powstania tego produktu/usługi, czyli np. o jakość zarządzania, jakość materiałów użytych do produkcji czy jakość pracy wszystkich pracowników, od najniższego do najwyższego szczebla. W myśl koncepcji kaizen żadne inne czynniki (np. cena, warunki dostawy) nie będą miały znaczenia, jeśli produkt lub usługa oferowana przez firmę nie będzie odpowiednio wysokiej jakości. Wtedy też firma nie będzie w stanie efektywnie rywalizować z konkurencją.

Posługiwanie się danymi

Jak już wspomnieliśmy, jednym z zasadniczych celów kaizen jest usprawnianie procesów. To z kolei byłoby niemożliwe bez odwoływania się do tzw. twardych danych, czyli w praktyce najczęściej do danych liczbowych. Zgodnie z koncepcją kaizen dokładna ocena procesów na podstawie odczuć lub intuicji jest niemożliwa, ponieważ nawet jeśli taka ocena byłaby trafna, to bez dokładnych danych nie można ocenić, gdzie konkretnie tkwi błąd, i nie da się ocenić, czy wdrożone zmiany przynoszą pozytywne skutki. Dlatego kaizen akcentuje konieczność posługiwania się dokładnymi danymi.

Na końcu każdego procesu jest klient

W koncepcji kaizen bardzo ważne jest również założenie, że na końcu każdego procesu stoi klient. Imai pisze wręcz, że „każdy proces jest klientem”. Mówiąc inaczej, każdy kolejny proces w firmie powstaje po to, żeby służyć jakiemuś klientowi: albo klientowi zewnętrznemu (czyli nabywcy określonego produktu lub usługi), albo klientowi wewnętrznemu (czyli innym osobom w firmie). Dlatego kaizen kładzie tak duży akcent na to, żeby zachodzące procesy projektować z myślą o tym, żeby dostosować je do potrzeb konkretnych osób, którym mają służyć. Traktowanie każdego odbiorcy procesu jako klienta sprawia, że oferowane przez firmę produkty lub usługi nie zawierają wadliwych części lub nie powstają na podstawie błędnych informacji. Dzięki temu w ostatecznym rozrachunku końcowy klient otrzymuje produkt lub usługę najwyższej jakości.

Metoda kaizen pozwala zatem usprawnić biznes stosunkowo niedrogim kosztem. Najlepszym przykładem na skuteczność tej metody zarządzania jest Toyota, która w oparciu o kaizen stworzyła unikalny system produkcyjny, dzięki czemu od lat dostarcza na rynek produkty najwyższej jakości. Jednak kaizen z powodzeniem można zastosować w każdym biznesie, niezależnie od wielkości firmy czy miejsca, w którym funkcjonuje. Dlatego zachęcamy Cię, żebyś ulepszał swój biznes metodą kaizen, ponieważ – jak mówi przysłowie – kropla drąży skałę!

Polecana literatura:

Imai M, Gemba Kaizen. Zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania, Warszawa 2006.

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

25 lutego 2015     Modele zarządzania