Outsourcing – co to jest i jak go stosować?

Jednym z najczęstszych sposobów na optymalizację kosztów w biznesie jest outsourcing. Czym w ogóle jest outsourcing? Jakie są największe zalety i wady outsourcingu? Odpowiedzi na te i inne pytania poznasz w tym artykule. Zapraszamy do lektury!

Outsourcing – co to jest i jak go stosować?

Co to jest outsourcing?

Termin „outsourcing” powstał z połączenia 3 angielskich słów: outside (zewnętrzny), resource (zasoby) i using (korzystanie). W dosłownym tłumaczeniu outsourcing oznacza zatem wykorzystywanie zewnętrznych zasobów. W praktyce oznacza to zlecanie wykonania części zadań biznesowych zewnętrznym firmom specjalizującym się w danej branży.

Warto też podkreślić, że nie należy utożsamiać outsourcingu ze zleceniem wykonania pojedynczego zadania. Istotą outsourcingu jest bowiem długoterminowa współpraca polegająca na tym, że firma zleca zewnętrznemu podmiotowi stałą realizację pewnych zadań. Outsourcingiem będzie więc np. zlecenie prowadzenia księgowości firmy zewnętrznemu biuru rachunkowemu czy powierzenie firmom kurierskim dostarczania przesyłek do klientów.

Jakie zadania zlecać firmom zewnętrznym?

Odpowiedź na to pytanie zależy w dużej mierze od specyfiki Twojej firmy i branży, w jakiej działasz. W praktyce jednak do najczęściej outsourcowanych należą zadania z takich dziedzin jak:

  • księgowość i rachunkowość,
  • sprawy kadrowe,
  • logistyka i transport,
  • administracja,
  • audyt wewnętrzny,
  • administracja systemów informatycznych,
  • zaopatrzenie,
  • zarządzanie dokumentami,
  • hosting,
  • marketing.

Istnieją jednak obszary, których nie powinno się powierzać zewnętrznym firmom. Nie należy outsourcować zadań, które są najmocniejszą stroną firmy i stanowią rdzeń jej działalności (tzw. core business). Przykładowo – agencja reklamowa nie powinna zlecać wykonywania reklam swojej firmy innym agencjom reklamowym, a firma, którą wyróżnia znakomity poziom obsługi klienta, nie powinna powierzać obsługi klienta innym firmom.

Jakie są zalety outsourcingu?

Outsourcing zdobywa coraz więcej zwolenników ze względu na liczne korzyści, jakie przynosi on firmom, które z niego korzystają. Do najważniejszych zalet outsourcingu należą:

  • Redukcja kosztów. Dzięki outsourcingowi nie będziesz musiał ponosić kosztów związanych np. z zakupem sprzętu, zatrudnieniem nowych osób czy wyszkoleniem obecnych pracowników.
  • Oszczędność czasu. Jeśli zlecisz wykonanie określonych zadań zewnętrznej firmie, będziesz mógł poświęcić więcej czasu na realizację najważniejszych obowiązków. Poza tym specjaliści w danej dziedzinie na ogół wykonują swoje zadania szybciej niż ludzie, którzy muszą uczyć się czegoś od zera.
  • Wyższa jakość wykonywanych zadań. Firmy specjalizujące się w konkretnej branży wykonują swoje obowiązki nie tylko szybciej, ale i lepiej, co przekłada się na poprawę funkcjonowania biznesu.
  • Dostęp do specjalistów i fachowej wiedzy. Dzięki outsourcingowi Twoja firma może za stosunkowo niewielkie pieniądze skorzystać z najnowszych technologii oraz cennej wiedzy i doświadczenia pracowników firmy outsourcingowej.
  • Możliwość wprowadzenia do firmy nowych procesów. Outsourcing jest doskonałym rozwiązaniem, jeśli chcesz wprowadzić do swojego biznesu procesy, których nie mógłbyś wdrożyć samodzielnie, bo np. są one za drogie.
  • Odciążenie pracowników firmy. Dzięki outsourcingowi Twoi pracownicy będą mogli skoncentrować się na wykonywaniu tego, co potrafią najlepiej, przez co będą mogli być znacznie wydajniejsi.

Wszystko to sprawia, że outsourcing pozwala na optymalizację biznesu. Dzięki outsourcingowi Twoja firma będzie mogła skupić się na najważniejszych aspektach swojej działalności, zaoszczędzić cenne pieniądze, a także szybciej się rozwinąć.

Jakie są wady outsourcingu?

Pomimo niewątpliwych korzyści, jakie daje outsourcing, ze stosowaniem outsourcingu wiążą się też pewne zagrożenia. Największe niebezpieczeństwa outsourcingu to:

  • Wybór nieodpowiedniej firmy. Wśród firm outsourcingowych, podobnie jak w każdej innej branży, istnieją firmy lepsze i gorsze. Wybór firmy niedoświadczonej lub niedysponującej wykwalifikowanymi kadrami może sprawić, że jakość usług będzie niższa, niż zakładałeś. A konieczność zmiany firmy outsourcingowej narazi Twoją firmę na dodatkowe koszty. Dlatego przed podjęciem decyzji o powierzeniu zadań zewnętrznej firmie możliwie dokładnie sprawdź jej kompetencje.
  • Nadmierna chęć obniżenia kosztów. Redukcja kosztów jest jedną z głównych zalet outsourcingu, ale przesadne dążenie do obniżenia kosztów często odbija się na jakości ich wykonania. Radzimy Ci zatem, żebyś przy wyborze firmy outsourcingowej nie kierował się wyłącznie ceną usług.
  • Utrata kontroli nad realizacją zadań. Jeśli powierzasz wykonanie danego zakresu zadań zewnętrznej firmie, masz mniejszy wpływ na to, w jaki sposób wykonywane są te zadania. Jeśli stracisz przez to kontrolę nad danym projektem, Twój biznes może znaleźć się w poważnych tarapatach.
  • Brak znajomości funkcjonowania firmy przez zewnętrznego wykonawcę. Zewnętrzna firma może potrzebować czasu na to, żeby zapoznać się ze specyfiką funkcjonowania Twojej firmy. Musisz więc liczyć się z tym, że w początkowym okresie współpracy z firmą outsourcingową jakość wykonania powierzonych zadań nie będzie najlepsza.
  • Wyciek poufnych danych. Jeśli firma outsourcingowa zyska dostęp do poufnych informacji o Twojej firmie lub Twoich klientach i wykorzysta je przeciwko Tobie, Twojemu biznesowi grozi poważne niebezpieczeństwo. Dlatego dokładnie zastanów się, komu i czy w ogóle powierzać dostęp do poufnych danych związanych z Twoim biznesem.

Zagrożenia te jednak są możliwe do uniknięcia. Jak zauważa Mirosław Smużniak, sama świadomość tych niebezpieczeństw i odpowiednie przygotowanie do wyboru zewnętrznej firmy, której zlecisz wykonanie określonych zadań, minimalizuje ryzyko wystąpienia tych zagrożeń.

Jak widzisz, outsourcing ma zdecydowanie więcej zalet niż wad. W artykułach na temat networkingu często przywołuje się myśl Henry’ego Forda, który powiedział: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”. I to właśnie jest sedno, a zarazem największa korzyść, jaką możesz odnieść ze stosowania outsourcingu. Dlatego zachęcamy Cię do tego, żebyś zastanowił się, czy w Twojej firmie są zadania, które możesz – z korzyścią dla swojego biznesu – powierzyć zewnętrznym firmom.

Polecana literatura:

Kuźma M., Czym jest i na czym polega outsourcing [on-line], artykuł dostępny pod adresem: http://www.firma.egospodarka.pl/12027,Czym-jest-i-na-czym-polega-outsourcing,1,47,1.html [dostęp dn. 13.11.2014 r.].
Smużniak M., Outsourcing w e-biznesie, w: Biblia e-biznesu, red. Dutko M., Gliwice 2013..

Chcesz więcej takich inspirujących treści?

Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
newsletter biznesowy w Polsce!

Redakcja

Autor: Redakcja

Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

3 grudnia 2014     Logistyka i kwestie techniczne