Zarządzanie wizualne – czym jest i jak je stosować?

Jednym z najskuteczniejszych narzędzi pomagających zarządzać firmą jest zarządzanie wizualne. Co to jest zarządzanie wizualne i dlaczego warto je stosować? O tym wszystkim przeczytasz w dzisiejszym artykule.

Zarządzanie wizualne – czym jest i jak je stosować?

Co to jest zarządzanie wizualne?

Japoński autor Masaaki Imai definiuje zarządzanie wizualne (ang. visual management) jako „metodę zarządzania mającą na celu przedstawienie informacji (…) w bardzo widoczny sposób, zarówno dla pracowników, jak i dla kierownictwa tak, by obecny stan operacji oraz przyszłe cele kaizen były zrozumiane przez każdego”. Mówiąc prościej, zarządzanie wizualne to działania zmierzające do unaocznienia najważniejszych elementów związanych z pracą w firmie.

Tak rozumiane zarządzanie wizualne ma zatem spełnić trzy podstawowe funkcje:

  1. Wskazanie problemów. Jak wspomnieliśmy w artykule na temat zarządzania gemba, najłatwiej jest rozwiązać problem wtedy, gdy zobaczymy, na czym on polega. Zarządzanie wizualne ma sprawić, że łatwiej będzie dostrzec wszelkie odchylenia od normy, jakie wystąpią w firmie. Przytoczmy tu przykład podany przez Imaiego – jeśli maszyna w firmie produkcyjnej zaprogramowana jest w taki sposób, że zatrzymuje się wtedy, gdy wyprodukuje jakiś wybrakowany egzemplarz, to zatrzymanie maszyny jest czytelną informacją, że właśnie wyprodukowano wadliwy produkt.
  2. Informowanie o stanie rzeczywistym. Dzięki zarządzaniu wizualnemu kierownictwo i pracownicy firmy wiedzą, na czym stoją. Przykładowo – umieszczony w widocznym miejscu grafik dyżurów pozwala pracownikom łatwo zorientować się w rozkładzie dyżurów, a stale aktualizowany harmonogram realizacji zadań pozwala określić, w jakim stopniu dane zadanie zostało już zrealizowane, a co pozostało jeszcze do zrobienia itp.
  3. Wyznaczanie celów. Zarządzanie wizualne uwidacznia pracownikom cele, jakie firma ma osiągnąć, a także pozwala zobrazować stopień ich realizacji. Można to osiągnąć, np. zaznaczając postępy albo opóźnienia w wykonywaniu czynności, które mają przyczynić się do zrealizowania zamierzonych celów, a w razie potrzeby szczegółowo przedstawić działania, które mają przyspieszyć prace.

Zastosowanie zarządzania wizualnego

Jak zauważa Imai, zarządzanie wizualne można stosować w pięciu podstawowych obszarach. Pierwszym z nich jest zarządzanie pracownikami. Zarządzanie wizualne pozwala zobrazować motywację poszczególnych pracowników (np. poprzez stworzenie tabeli z ilością sugestii zgłaszanych podczas kół jakości czy harmonogramu obecności w pracy), a także rodzaj i poziom ich umiejętności (np. w formie tabeli pokazującej, który pracownik ma kompetencje do wykonywania określonych zadań). Ostatecznie pomaga też pracownikom wykonywać zadania (np. dzięki umieszczeniu procedur w widocznym miejscu).

Drugim obszarem, w którym wykorzystuje się zarządzanie wizualne, jest zarządzanie sprzętem. W tym zakresie zarządzanie wizualne oznacza taką organizację sprzętu, żeby dało się natychmiast ocenić, czy proces wytwarzania produktów lub usług Twojej firmy przebiega prawidłowo, czy nie. Ilustracją tej zasady może być wspomniany już przykład maszyny, która zatrzymuje się za każdym razem, kiedy wypuści trefny produkt. Zarządzanie wizualne w obszarze zarządzania sprzętem może też polegać m.in. na umieszczeniu przy maszynie instrukcji obsługi.

Zarządzanie wizualne wykorzystuje się także do zarządzania materiałami. Pod tym względem zarządzanie wizualne może polegać np. na pakowaniu pewnego rodzaju materiałów do pojemników o określonym kolorze albo na stworzeniu systemu sygnałów dźwiękowych, które będą ostrzegały, że zapas danych materiałów jest za duży albo za mały.

W zakresie zarządzania metodami zarządzanie wizualne polega na tworzeniu i umieszczaniu przy niemal każdym stanowisku pracy norm bezpieczeństwa czy standardów związanych z metodami wykonywania najważniejszych zadań. Przypomnijmy, że dzięki temu pracownikom łatwiej będzie wykonywać pracę, a osoby z kierownictwa firmy będą mogły łatwiej ocenić, w jakim stopniu pracownicy stosują się do założonych norm czy standardów.

Piątym obszarem, w którym stosowane jest zarządzanie wizualne, jest zarządzanie pomiarami. W tym przypadku zarządzanie wizualne polega na takim oznakowaniu urządzeń pomiarowych, żeby sygnalizowały odchylenia od normy w firmie. Przykładem może być takie ustawienie urządzeń pomiarowych, żeby dźwiękowo sygnalizowały zwiększone stężenie niebezpiecznych substancji (np. metanu czy czadu).

Formy zarządzania wizualnego

Z formami zarządzania wizualnego spotykamy się niemal na co dzień, nie zawsze zdając sobie z tego sprawę. Najprostszym przykładem są oznaczenia na parkingach, np. tablice świetlne z informacją o ilości wolnych miejsc (lub braku wolnych miejsc) czy oznaczenia numerów miejsc parkingowych albo poszczególnych stref.

Inne najczęściej stosowane we współczesnym biznesie formy zarządzania wizualnego to m.in.:

  • tablice,
  • ekrany,
  • monitory,
  • wykresy,
  • tabele,
  • harmonogramy,
  • drogowskazy,
  • instrukcje,
  • standardy itp.

Niezależnie od tego, jaką formę zarządzania wizualnego zastosujesz, musisz pamiętać o trzech rzeczach:

  1. Informacje przedstawione w graficzny sposób muszą być umieszczone w widocznym i powszechnie dostępnym miejscu. Umieszczanie ważnych informacji, tabel czy standardów w miejscu niewidocznym dla zainteresowanych przypomina wywieszanie na klatce schodowej kartki z informacją, że domofon nie działa.
  2. Dane muszą być aktualizowane. Dla przykładu: jeśli na tablicy informacyjnej będzie wisiał harmonogram realizacji zadania, które zostało wykonane kilka miesięcy wcześniej, pracownicy mogą w przyszłości nie traktować poważnie tego typu harmonogramów.
  3. Informacje przedstawione w wizualny sposób muszą być czytelne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych. Pracownicy i kierownictwo firmy nie mogą tracić czasu na zastanawianie się, o co chodzi w danym schemacie czy standardzie. Pamiętaj, że zarządzanie wizualne ma pomagać w pracy, więc forma przekazu musi być dostosowana do jego adresatów.

Dlaczego warto stosować zarządzanie wizualne?

Zarządzanie wizualne przynosi stosującym je firmom szereg korzyści. Do najważniejszych z nich należą:

  • Łatwiejsze rozpoznawanie i eliminowanie błędów. Opisane przez nas formy zarządzania wizualnego pozwalają szybko zauważyć i rozpoznać odchylenia od normy. Z kolei dzięki standardom (które także są formą zarządzania wizualnego) można szybciej przezwyciężyć odchylenia od normy i przywrócić w firmie pożądany stan.
  • Redukcja marnotrawstwa. Przy stosowaniu zarządzania wizualnego można łatwiej dostrzec sygnały świadczące o marnotrawstwie w firmie, dzięki czemu da się je szybciej wyeliminować.
  • Polepszenie komunikacji w firmie. Zarządzanie wizualne ułatwia przepływ najważniejszych informacji między szefem (lub kierownictwem) a pracownikami firmy.
  • Dobra prezentacja stanu aktualnego w firmie. Dzięki różnym formom zarządzania wizualnego pracownicy mogą łatwo dowiedzieć się na przykład tego, jaki jest poziom realizacji powierzonych im zadań czy jakie są w danym momencie priorytety firmy.
  • Ułatwienie pracownikom wykonywania swoich obowiązków. Procedury i standardy sprawiają, że pracownicy mogą sprawniej wykonywać swoje zadania, a Tobie jako szefowi łatwiej jest ocenić postępy w realizacji zadań.
  • Jak widzisz, stosowanie zarządzania wizualnego jest bardzo korzystne dla Twojego biznesu, ponieważ ułatwi pracę Tobie i Twoim pracownikom. Dzięki zarządzaniu wizualnemu pracownicy będą mogli łatwo zaobserwować, jakie cele mają osiągnąć i w jaki sposób mają to zrobić. Z kolei Ty dzięki tej metodzie będziesz mógł łatwiej ocenić ich pracę, a także szybciej wychwycić i wyeliminować wszystkie problemy w Twojej firmie. Dlatego zachęcamy Cię, żebyś stosował zarządzanie wizualne w swoim biznesie.

    Polecana literatura:

    Imai M., Gemba Kaizen. Zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania, Warszawa 2006.
    Sobkowiak J., Veni, vidi, vici czyli po co komu wizualne zarządzanie [on-line], artykuł dostępny pod adresem: http://www.hbc.pl/pl/blog,6,veni-vidi-vici-czyli-po-co-komu-wizualne-zarzadzanie.html [dostęp dn. 12.03.2015 r.].
    Zarządzanie wizualne – przejrzyste środowisko pracy [on-line], artykuł dostępny pod adresem: http://leanactionplan.pl/narzedzia/zarzadzanie [dostęp dn. 12.03.2015 r.].

    Chcesz więcej takich inspirujących treści?

    Zapisz się na "prawdopodobnie najlepszy" (zdaniem Czytelników)
    newsletter biznesowy w Polsce!

    Redakcja

    Autor: Redakcja

    Maciej Bielak - Coraz Lepszy Redaktor. Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej. Na portalu CorazLepszaFirma.pl pisze artykuły i przeprowadza wywiady.

20 kwietnia 2015     Modele zarządzania